डेबिट नोट
एक डेबिट नोट क्या है?
एक डेबिट नोट एक विक्रेता द्वारा वर्तमान ऋण दायित्वों के खरीदार को सूचित करने के लिए उपयोग किया जाता है, या एक खरीदार द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ को क्रेडिट पर प्राप्त माल लौटाता है । डेबिट नोट आगामी चालान के बारे में जानकारी प्रदान कर सकता है या वर्तमान में देय धन के लिए अनुस्मारक के रूप में काम कर सकता है। लौटी वस्तुओं के लिए, नोट में कुल प्रत्याशित क्रेडिट, लौटी हुई वस्तुओं की एक सूची और उनके लौटने का कारण शामिल होगा।
चाबी छीन लेना:
- एक डेबिट नोट चालान से अलग है और वर्तमान ऋण दायित्वों के खरीदार को सूचित करता है।
- एक डेबिट नोट एक खरीदार द्वारा बनाया गया एक दस्तावेज भी होता है जब क्रेडिट पर प्राप्त माल लौटाता है ।
- लौटी वस्तुओं के मामले में, नोट क्रेडिट राशि, लौटी हुई वस्तुओं की सूची और वापसी का कारण बताएगा।
कैसे एक डेबिट नोट काम करता है
एक डेबिट नोट, जिसे डेबिट मेमो के रूप में भी जाना जाता है, आमतौर पर व्यापार से व्यापार लेनदेन में उपयोग किया जाता है। इस तरह के लेनदेन में अक्सर क्रेडिट का विस्तार होता है, जिसका अर्थ है कि एक विक्रेता किसी कंपनी को खरीदार की लागत का भुगतान करने से पहले माल का शिपमेंट भेजता है। नोट खरीदार को बताता है कि विक्रेता ने उनके खाते पर डेबिट किया है। यद्यपि वास्तविक माल हाथ बदल रहे हैं, वास्तविक चालान जारी होने तक वास्तविक धन हस्तांतरित नहीं किया जाता है। इसके बजाय डेबिट और क्रेडिट एक लेखा प्रणाली में लॉग इन किए गए इन्वेंट्री और भुगतान बकाया हैं।
डेबिट नोट चालान से अलग होते हैं क्योंकि उन्हें आमतौर पर अक्षरों के रूप में स्वरूपित किया जाता है, और उन्हें तत्काल भुगतान की आवश्यकता नहीं होती है। यह सच है जब डेबिट नोट का उपयोग आगामी ऋण दायित्वों के खरीदार को सूचित करने के लिए किया जाता है जो अभी तक आधिकारिक तौर पर चालान किए गए हैं।
डेबिट नोट्स के वैकल्पिक रूप
कुछ कंपनियां डेबिट नोट का उपयोग उन वस्तुओं के बिल के लिए करती हैं जो उनका प्राथमिक व्यवसाय नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी अपने कुछ गोदाम स्थान पर कब्जा कर लेती है, तो वह किराए के लिए डेबिट नोट जारी कर सकती है। इनवॉइस में गलतियों को सुधारने के लिए डेबिट नोट्स का भी इस्तेमाल किया जा सकता है। यदि किसी ग्राहक को इनवॉइस पर दिया जाता है, उदाहरण के लिए, गायब राशि के लिए एक डेबिट नोट जारी किया जा सकता है जिसे बिल किया जाना चाहिए था।
पत्र प्रारूप के अलावा, डेबिट नोट को प्राप्त माल के साथ शिपिंग रसीद के रूप में भी प्रदान किया जा सकता है। जबकि देय राशि का उल्लेख किया जा सकता है, भुगतान की उम्मीद नहीं की जाती है जब तक कि खरीदार को आधिकारिक चालान नहीं भेजा जाता है। यह किसी खरीदार को, यदि आवश्यक हो, तो पहले भुगतान किए बिना सामान वापस करने का अवसर दे सकता है।
कुछ डेबिट नोटों को सूचनात्मक पोस्टकार्ड के रूप में भेजा जा सकता है जो केवल उस ऋण की याद दिलाते हैं जो खरीदार ने अर्जित किया है। यह उन मामलों में मददगार हो सकता है, जहां मूल चालान प्राप्त होने या समीक्षा करने पर विक्रेता निश्चित नहीं होता है। पोस्टकार्ड में यह भी जानकारी हो सकती है कि ऋण का निपटान कैसे किया जा सकता है, जैसे कि प्रासंगिक संपर्क जानकारी।
वैकल्पिक दस्तावेजों के रूप में डेबिट नोट्स
सभी कंपनियां बकाया या लंबित ऋण दायित्वों के साथ खरीदारों को डेबिट नोट भेजने का चयन नहीं करती हैं। आम तौर पर, एक विक्रेता या तो इसे एक मानक व्यवसाय अभ्यास मानता है और आंतरिक प्रक्रियाओं के अनुसार इसका उपयोग करता है या इसका उपयोग बिल्कुल नहीं करता है। कुछ मामलों में, एक खरीदार आंतरिक रिकॉर्ड की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डेबिट नोट में निहित जानकारी के साथ एक दस्तावेज का अनुरोध कर सकता है।