व्यापार से व्यापार लेनदेन में डेबिट नोट्स के उदाहरण
डेबिट नोट इस बात का प्रमाण है कि एक व्यवसाय ने दूसरे व्यवसाय से निपटने के दौरान एक वैध डेबिट प्रविष्टि बनाई है। यह तब हो सकता है जब कोई खरीदार किसी आपूर्तिकर्ता को सामग्री लौटाता है और उसे प्रतिपूर्ति की गई राशि को मान्य करने की आवश्यकता होती है। इस मामले में, क्रेता एक डेबिट नोट जारी करता है जो लेखांकन लेनदेन को दर्शाता है।
एक व्यवसाय प्राप्त क्रेडिट नोट के जवाब में डेबिट नोट जारी कर सकता है। बिक्री, खरीद या ऋण चालान में गलतियाँ (अक्सर ब्याज शुल्क और शुल्क) त्रुटि को ठीक करने में मदद करने के लिए एक डेबिट नोट जारी करने के लिए फर्म को प्रेरित कर सकती हैं।
चाबी छीन लेना
- डेबिट नोट एक लिखित लेनदेन है जो बताता है कि एक व्यवसाय ने दूसरे व्यवसाय से निपटने के परिणामस्वरूप वित्तीय कार्रवाई की है; नोट अकाउंटिंग लॉग में डेबिट नोट से मेल खाता है।
- व्यापार-से-व्यापार लेनदेन डेबिट और क्रेडिट नोट दोनों का उपयोग करते हैं; सभी नोट्स दिनांकित हैं, एक सीरियल नंबर, लेनदेन का विवरण, विवरण का विवरण और शामिल लोगों के हस्ताक्षर शामिल हैं।
- एक अंडर-बिल्ड इनवॉइस जिसे बाद में एक आपूर्तिकर्ता उपाय करने की मांग करता है, एक डेबिट नोट का एक विशिष्ट उदाहरण होगा; अपने आपूर्तिकर्ता को उत्पादों की वापसी करने वाली एक दुकान और प्रतिपूर्ति प्राप्त करना एक और उदाहरण होगा।
लेनदेन में डेबिट नोट
डेबिट नोट्स और क्रेडिट नोट्स लगभग हमेशा व्यापार-से-व्यापार (बी 2 बी) लेनदेन में शामिल होते हैं। वे लेखांकन लॉग में डेबिट और क्रेडिट प्रविष्टियों के अनुरूप हैं, जो आगे एक पूर्व व्यापार लेनदेन के प्रमाण के रूप में काम करते हैं। उन्हें डेबिट मेमो भी कहा जा सकता है।
डेबिट नोट्स में आम तौर पर सभी समान जानकारी शामिल होती है: नोट की तारीख, एक सीरियल नंबर, पूर्व व्यापार लेनदेन का एक संक्षिप्त विवरण, वापस लौटी वस्तुओं का विवरण ( बिक्री कर और चालान का संदर्भ सहित ), और उपयुक्त के हस्ताक्षर। कंपनी के अधिकारी।
डेबिट नोट, डेबिट मेमो, डेबिट रसीद और चालान सभी प्रकृति में समान हैं और सभी वैध दस्तावेज हैं जो व्यवसायों के बीच वित्तीय लेनदेन प्रदर्शित करते हैं।
आपको एक अंडर-बिल इनवॉइस के बाद एक डेबिट नोट के बारे में सुनने की संभावना है। मान लीजिए कि एक सप्लायर ने क्लाइंट को 10,000 डॉलर मूल्य की सामग्री भेजी, लेकिन केवल 9,500 डॉलर में चालान भेजा। अपनी गलती का एहसास होने पर, आपूर्तिकर्ता इस मुद्दे को हल करने और अपने लेखांकन रिकॉर्ड के लिए कोई उचित समायोजन करने के लिए $ 500 के अंतर के लिए अपने ग्राहक को एक डेबिट नोट प्रस्तुत कर सकता है ।
डेबिट प्राप्तियां
“डेबिट नोट” और “डेबिट रसीद” शब्दों के बीच कुछ अस्पष्टता है। कभी-कभी एक डेबिट रसीद को एक डेबिट नोट के साथ परस्पर उपयोग किया जाता है; अन्य समय में, डेबिट रसीदें केवल लिखित रिकॉर्ड का वर्णन करने के लिए होती हैं जो एक ग्राहक को किसी कंपनी के लिए पैसे देने वाले साबित होते हैं। बी 2 बी लेनदेन के लिए उपयोग की जाने वाली डेबिट रसीद को देखना दुर्लभ है।
चालान
डेबिट नोट या डेबिट रसीद एक चालान के समान है । मुख्य अंतर यह है कि चालान हमेशा एक बिक्री दिखाते हैं, जहां डेबिट नोट और डेबिट रसीद पहले से हुए लेनदेन पर समायोजन या रिटर्न को दर्शाते हैं।
बी 2 बी लेनदेन आमतौर पर क्रेडिट के विस्तार पर आधारित होते हैं, जहां एक विक्रेता भुगतान करने से पहले एक कंपनी को शिपमेंट भेजता है, फिर डिलीवरी के बाद बकाया राशि के लिए कंपनी का चालान करता है। डेबिट और क्रेडिट इन लेनदेन का ट्रैक रखने के लिए उपयोग की जाने वाली लेखांकन विधि है।
जब कोई अच्छी या सेवा प्रदान की जाती है जो व्यापार के सामान्य दायरे से बाहर होती है, तो डेबिट नोटों को पारंपरिक चालान के लिए भी प्रतिस्थापित किया जा सकता है। यह दोनों लेखा विभागों के लिए लेनदेन को अलग करने में मदद करता है, और जारी करने वाली कंपनी को नए प्रकार के चालान बनाने से भी रोकता है।
सामग्री रिटर्न
व्यापार त्रुटियों के खिलाफ दावों के रूप में डेबिट नोटों के बारे में सोचें। क्रेता से विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को लौटाए गए माल के मामले में, डेबिट नोट लेखांकन लॉग्स में परिवर्तन दिखाता है और निधियों (क्रेडिट) की वापसी का अनुरोध करता है। आपूर्तिकर्ता / विक्रेता अक्सर रिवर्सल के प्रमाण के रूप में क्रेडिट नोट भेजता है।
उदाहरण के लिए, उस मामले पर विचार करें जहां कंपनी XYZ अपने आपूर्तिकर्ता, कंपनी ABC को सामग्री लौटाती है। यह साबित करने के लिए कि राशि प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए, XYZ ने डेबिट नोट ड्राफ्ट किया। मूल खरीद $ 5,000 के लिए थी, इसलिए डेबिट नोट में सामग्री की लागत और स्थानीय बिक्री कर दरों को प्रतिबिंबित करना चाहिए । माल के करों और लागत को हमेशा नोट में अलग लाइन आइटम होना चाहिए।
रसीद होने पर, एबीसी को समझ के प्रमाण के रूप में एक छोटा सा क्रेडिट नोट बनाना चाहिए, फिर प्रतिपूर्ति (या क्रेडिट को) एक्सवाईजेड (ताकि लंबे समय तक डेबिट नोट सही जानकारी शामिल हो) के लिए आगे बढ़ें।
ब्याज / आयोग प्राप्य
मान लीजिए कि एक व्यवसाय किसी लेनदार या कमीशन को दी गई सेवाओं के लिए किसी तीसरे पक्ष को ब्याज देता है । ऐसे मामले में, डेबिट नोट सामान्य रूप से एक प्राप्त क्रेडिट नोट का जवाब देने के लिए जारी किया जाता है, लेकिन एक देनदार हमेशा एक अप्रकाशित जारी कर सकता है।
मूल प्राप्य डेबिट नोट मूल कंपनियों और सहायक कंपनियों के बीच आम हैं । ब्याज प्राप्य डेबिट नोटों का उपयोग पूर्व भुगतानों को समायोजित करने के लिए या रिकॉर्ड रखने के एक सरल रूप के रूप में किया जा सकता है।
तल – रेखा
डेबिट नोट्स का उपयोग लेनदेन में किया जाता है जब डेबिट एंट्री समायोजन की आवश्यकता होती है ऐसे मामले में जहां पैसा बकाया है। वे मुख्य रूप से अंडर-बिल किए गए इनवॉइस में पाए जाते हैं जहां एक सप्लायर ने वास्तविक लागत से कम राशि के लिए एक ग्राहक को चालान भेजा है, जब ब्याज या कमीशन बकाया है, या व्यावसायिक त्रुटियों के खिलाफ दावा करता है। एक डेबिट नोट में एक पार्टी से दूसरी पार्टी के लिए बकाया राशि को निर्धारित किया जाएगा।