प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP)
प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (RFP) क्या है?
प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (आरएफपी) एक व्यावसायिक दस्तावेज है जो एक परियोजना की घोषणा करता है, इसका वर्णन करता है, और इसे पूरा करने के लिए योग्य ठेकेदारों से बोलियों को हल करता है। अधिकांश संगठन आरएफपी का उपयोग करके अपनी परियोजनाओं को लॉन्च करना पसंद करते हैं, और कई सरकारें हमेशा उनका उपयोग करती हैं।
RFP का उपयोग करते समय, बोली लगाने का अनुरोध करने वाली संस्था, प्रस्तुत बोली की व्यवहार्यता, बोली लगाने वाली कंपनियों के वित्तीय स्वास्थ्य और परियोजना को पूरा करने की प्रत्येक बोलीदाता की क्षमता का मूल्यांकन करने के लिए जिम्मेदार होती है।
चाबी छीन लेना
- प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (आरएफपी) एक परियोजना की घोषणा है जिसे सार्वजनिक रूप से एक संगठन द्वारा पोस्ट किया जाता है जो दर्शाता है कि ठेकेदारों द्वारा परियोजना को पूरा करने के लिए बोलियां मांगी गई हैं।
- RFP इस परियोजना को परिभाषित करता है, कंपनी के लिए जो इसे जारी करती है और साथ ही साथ जो कंपनियां इसका जवाब देती हैं।
- RFP परियोजना, उसके लक्ष्यों और उस संगठन का वर्णन करता है जो इसे प्रायोजित कर रहा है और बोली प्रक्रिया और अनुबंध की शर्तों की रूपरेखा तैयार करता है।
- आरएफपी का उपयोग अधिकांश सरकारी एजेंसियों और कई निजी कंपनियों और संगठनों द्वारा किया जाता है।
- विकल्प एक कम औपचारिक प्रक्रिया है जो किसी परियोजना को पूरा करने के लिए सर्वश्रेष्ठ विक्रेता और सबसे अच्छी योजना की पहचान करने में विफल हो सकती है।
प्रस्ताव के लिए अनुरोध को समझना (RFP)
आरएफपी का उपयोग जटिल परियोजनाओं के लिए किया जाता है, जिन्हें अक्सर कई उप-ठेकेदारों की आवश्यकता होती है। वे आरएफपी जारी करने वाले संगठन का वर्णन करते हैं, परियोजना का कार्यक्षेत्र, और प्रविष्टियों के मूल्यांकन के लिए मापदंड। वे बोली प्रक्रिया और अनुबंध की शर्तों को भी रेखांकित करते हैं।
अनुरोधों में कार्य को पूरा करने के लिए विजेता बोलीदाता द्वारा निष्पादित किए जाने वाले कार्यों और समयरेखा का वर्णन करने वाले कार्य का विवरण शामिल है।
RFPs भी बोलीदाताओं को सलाह देते हैं कि कैसे बोलियां तैयार की जाएं और कैसे प्रस्तुत की जाएं, इस पर विशेष मार्गदर्शन के साथ। वे आम तौर पर निर्देश शामिल करते हैं कि बोलीदाता को किस जानकारी को शामिल करना चाहिए और वांछित प्रारूप।
प्रस्ताव इतना विस्तृत नहीं होना चाहिए कि यह ठेकेदार की रचनात्मकता में बाधा उत्पन्न करे, या इतना अस्पष्ट हो कि ठेकेदार स्तब्ध रह जाए।
अधिकांश आरएफपी सरकारी एजेंसियों और सार्वजनिक क्षेत्र के अन्य संगठनों द्वारा जारी किए जाते हैं। उन्हें आमतौर पर निजी कंपनियों के बीच प्रतिस्पर्धा को खोलने और प्रक्रिया से पूर्वाग्रह हटाने की आवश्यकता होती है। एजेंसियां यह सुनिश्चित करना चाहती हैं कि उन्हें सबसे कम और सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी बोली मिले।
हालांकि, किसी भी निजी या सार्वजनिक संगठन ने कई बोलियों और परियोजना पर कई तरह के दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए RFP को रखा हो सकता है।
उदाहरण के लिए, एक व्यवसाय जो अपनी रिपोर्टिंग प्रक्रिया को कागज़-आधारित प्रणाली से एक कंप्यूटर-आधारित प्रणाली में बदलना चाहता है, वह हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर और एक उपयोगकर्ता प्रशिक्षण कार्यक्रम के लिए नए सिस्टम को स्थापित करने और एकीकृत करने के लिए एक प्रस्ताव रख सकता है । व्यापार। एक प्रतिस्पर्धी बोली प्रक्रिया उन्हें उपलब्ध विकल्पों में अधिक जानकारी दे सकती है।
प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP)
सरकारी एजेंसियों या अन्य संस्थाओं को पूर्ण और खुली प्रतियोगिता प्रदान करने और समाधान की लागत को कम करने के प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करने की आवश्यकता हो सकती है। एक प्रस्ताव को स्वीकार करना जो विनिर्देशों के लिए सबसे अधिक उत्तरदायी है, का अर्थ हमेशा सबसे कम कीमत वाली बोली नहीं हो सकता।
कुशलता से प्रस्ताव के लिए अनुरोध बनाने से परिणामी समाधान की सफलता या विफलता सुनिश्चित हो सकती है। यदि निर्दिष्ट आवश्यकताएं बहुत अस्पष्ट हैं, तो बोलीदाता समस्या के लिए पर्याप्त समाधान का डिज़ाइन और कार्यान्वयन नहीं कर सकता है। यदि आवश्यकताएं बहुत विस्तृत और प्रतिबंधात्मक हैं, तो बोलीदाताओं का नवाचार सीमित हो सकता है।
RFP प्रक्रिया प्रस्ताव के अनुरोध का मसौदा तैयार करने के साथ शुरू होती है। बोलीदाताओं ने याचना की समीक्षा की और सुधार के लिए सुझाव प्रस्तुत किए। प्रतिक्रिया को लागू करने के बाद, प्रस्ताव के लिए अंतिम अनुरोध जारी किया जाता है। बोलीदाता तब अपने प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं।
ग्राहक बोलीदाताओं के एक छोटे समूह के लिए चयन नीचे देता है और मूल्य निर्धारण और तकनीकी विवरण पर बातचीत में प्रवेश करता है। ग्राहक शेष बोलीदाताओं को अनुबंध देने से पहले एक सर्वश्रेष्ठ और अंतिम प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए कह सकता है। फिर अनुबंध को कंपनी को समस्या का सबसे अच्छा समाधान प्रदान करने के लिए प्रस्तुत किया जाता है।
प्रस्ताव के लिए अनुरोध का लाभ (RFP)
एक आरएफपी, भाग में, एक विज्ञापन है। यह घोषणा करता है कि एक परियोजना आगे बढ़ रही है, और योग्य उम्मीदवारों के लिए द्वार खोलता है जो काम कर सकते हैं।
सरकार में, RFP को यह सुनिश्चित करने के तरीके के रूप में अपनाया गया है कि अनुबंधों को पुरस्कृत करने में एक कारक के रूप में cronyism को हटा दिया जाता है। यह प्रतिस्पर्धा की प्रक्रिया को भी खोलता है, जिससे परियोजना लागत कम रखने की उम्मीद की जा सकती है।
RFP का विकल्प एक कम औपचारिक प्रक्रिया है, जिसमें प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट के लिए संभावित विक्रेताओं पर शोध और पहचान करने की आवश्यकता होती है।खोज कितना संपूर्ण है, इसके आधार पर, संभावित प्रतिक्रियाएं सीमित हो सकती हैं।नए विक्रेताओं और नवीन उत्तरों के उजागर होने की संभावना कम हो सकती है।
RFP बनाम RFQ बनाम RFI
प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (RFP), उद्धरण के लिए अनुरोध (RFQ), और सूचना के लिए अनुरोध (RFI) तीन अलग-अलग प्रकार के दस्तावेज हैं जो व्यवसाय और अन्य संस्थाएं आपूर्तिकर्ताओं या ठेकेदारों के लिए व्यावसायिक समुदाय तक पहुंचने के लिए उपयोग करती हैं जो वे सक्षम हो सकती हैं काम साथ में करने केलिए।
- प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक विशिष्ट परियोजना की घोषणा करता है जो योजनाबद्ध है और ठेकेदारों को काम करने में सक्षम बनाती है।
- एक उद्धरण के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) एक लुभाने वाली आपूर्ति खास उत्पादों या सेवाओं के लिए एक अनुबंध के लिए बोली की मांग आपूर्तिकर्ताओं में से एक नंबर के लिए भेजा है। अनुरोध में गुणवत्ता और मात्रा और कंपनी या संगठन द्वारा वांछित समय निर्दिष्ट करना चाहिए।
- सूचना के लिए अनुरोध (RFI) उन उत्पादों और सेवाओं पर लिखित जानकारी के लिए आपूर्तिकर्ताओं को एक आग्रह है जो वे प्रदान कर सकते हैं। इसका उपयोग भविष्य के संदर्भ के लिए आपूर्तिकर्ताओं के डेटाबेस के लिए जानकारी इकट्ठा करने के लिए किया जा सकता है।
प्रस्ताव के अनुरोध का उदाहरण (RFP)
उदाहरण के लिए, संघीय रेल प्रशासन एक उच्च गति रेल प्रणाली के वित्त, डिजाइन, निर्माण, संचालन और रखरखाव के प्रस्तावों के लिए अनुरोध जारी करता है।
इच्छुक पक्ष दस्तावेज़ में उल्लिखित आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं। समय सीमा प्राप्त प्रस्तावों के आधार पर, परिवहन विभाग प्रस्तावों की आगे की समीक्षा और विकास के लिए आयोगों की स्थापना करता है।
डीओटी अपने लक्ष्यों को शामिल करने के प्रस्ताव को चुनता है और कंपनी को काम पूरा करने के लिए काम पर रखता है।
एक विस्तृत आरएफपी पर एक नज़र
एक गैर-लाभकारी संगठन का यह नमूना आरएफपी आवश्यक विस्तार का स्तर दिखाता है, इस मामले में संगठन की वेबसाइट के प्रस्तावित ओवरहाल के लिए। प्रस्ताव परियोजना का वर्णन करता है, संगठन का अवलोकन प्रदान करता है, और अपनी वेबसाइट के लिए अपने लक्ष्यों को परिभाषित करता है। यह उन उत्पादों और सेवाओं का भी विवरण देता है जो प्रस्तावित वेबसाइट की सामग्री, डिजाइन और कार्यक्षमता को कुछ विस्तार से प्रदान करता है और परिभाषित करता है।
नमूना TechSoup द्वारा प्रदान किया जाता है, जो एक साइट है जो गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जानकारी और नमूना RFPs का एक पुस्तकालय प्रदान करता है।
प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) सामान्य प्रश्न
यहां RFPs के बारे में कुछ पूछे जाने वाले सवालों के जवाब दिए गए हैं।
RFP का मतलब क्या है?
प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध (RFP) कंपनी या अन्य संगठन द्वारा प्रस्तावित एक नई परियोजना को पूरा करने के लिए बोलियों के लिए एक खुला अनुरोध है जो इसे जारी करता है। यह प्रतियोगिता खोलने और विभिन्न वैकल्पिक प्रस्तावों को प्रोत्साहित करने के लिए है जो परियोजना के नियोजकों द्वारा विचार किया जा सकता है।
RFP आवश्यकताएँ क्या हैं?
एक आरएफपी को व्यवहार्य प्रतिक्रियाओं को आकर्षित करने के लिए परियोजना को पर्याप्त रूप से वर्णन और परिभाषित करना चाहिए।
संभावित बोली लगाने वाले को व्यवसाय की प्रकृति और लक्ष्यों को समझने में सक्षम होना चाहिए जो परियोजना के साथ प्राप्त करना चाहते हैं। बोली लगाने वाले को इसके दायरे और स्पष्ट रूप से इसे पूरा करने के लिए उत्पादों और सेवाओं को प्रदान करने के लिए परियोजना को पर्याप्त विस्तार से परिभाषित किया जाना चाहिए। अपेक्षित प्रस्तावों का प्रारूप भी विस्तृत होना चाहिए। ऑफ़र की तुलना और इसके विपरीत करने के लिए समान प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता है।
आरएफपी एक काफी कठोर प्रारूप का पालन करते हैं, हालांकि यह प्रारूप उन एजेंसियों और कंपनियों के बीच भिन्न हो सकता है जो उन्हें तैयार करती हैं।लुइसियाना के बैटन रूज में सेंटर फॉर प्लानिंग एक्सीलेंस कायह नमूना एक विशिष्ट आरएफपी में तत्वों को दर्शाता है, जिसमें एक परिचय और पृष्ठभूमि, डिलिवरेबल्स का विवरण और चयन मानदंड के बारे में जानकारी शामिल है।
RFP और RFQ के बीच अंतर क्या है?
कहते हैं कि एक हार्डवेयर स्टोर अपने बागवानी आपूर्ति विभाग का विस्तार कर रहा है और इसकी अलमारियों को भरने के लिए आवश्यक आपूर्तिकर्ताओं को खोजने की आवश्यकता है। यह बागवानी उत्पादों के कई संभावित आपूर्तिकर्ताओं के उद्धरण (आरएफक्यू) के लिए अनुरोध भेज सकता है। प्रतिक्रियाएँ इसे एक या अधिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंध स्थापित करने में सक्षम करेंगी जो कि आवश्यक वस्तुओं की मात्रा और गुणवत्ता की कीमत पर स्थापित होती है।
जब कोई कंपनी या अन्य संगठन RFQ को भेजता है तो उसे ठीक-ठीक पता होता है कि उसे क्या चाहिए और सबसे अच्छा आपूर्तिकर्ता या आपूर्तिकर्ता चाहता है।
एक RFP एक अधिक खुली प्रक्रिया है। व्यवसाय या संगठन एक नई परियोजना को पूरा करने के लिए योग्य ठेकेदारों की तलाश कर रहा है। परियोजना और इसके लक्ष्यों को कुछ विस्तार से परिभाषित किया गया है, लेकिन प्रतिक्रियाओं में रचनात्मकता के लिए जगह है। उदाहरण के लिए, बच्चों के पार्क के लिए एक RFP ठेकेदार को सटीक लेआउट, उपकरण और सुविधाओं को प्रस्तावित करने की अनुमति दे सकता है जिसमें पार्क शामिल हो सकता है।
आप एक आरएफपी का उपयोग कब करेंगे?
बड़े और छोटे व्यवसाय के पास मौजूदा संचालन को बनाए रखने के लिए पर्याप्त संसाधन हैं। यदि वे एक नया प्रोजेक्ट लेना चाहते हैं तो उनके पास न तो संसाधन हैं और न ही कार्यकुशलता को जोड़ने के लिए हाथ पर विशेषज्ञता।
ऐसे मामलों में, RFP व्यवसाय को परियोजना को प्राप्त करने के लिए आवश्यक विशेषज्ञता की भर्ती के लिए एक कुशल तरीका देता है।
RFP के बाद क्या होता है?
RFP के बाद Ps होता है। प्रस्ताव समीक्षा के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं। परियोजना के आकार और दायरे के आधार पर, यह समीक्षा एक बहु-स्तरीय प्रक्रिया हो सकती है जिसमें कई समितियाँ शामिल हैं। सरकारी एजेंसियां, विशेष रूप से, निंबल जाने के लिए नहीं जानी जाती हैं।
हालाँकि, इसमें बहुत समय लगता है, समीक्षा प्रक्रिया का उपयोग कुछ फाइनलिस्ट को प्रस्तावों को सीमित करने के लिए किया जाता है, जिन्हें अंतिम चयन के लिए अतिरिक्त जानकारी और परियोजना के लिए एक आरंभ तिथि प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है।
तल – रेखा
RFP इस परियोजना को परिभाषित करता है, कंपनी के लिए जो इसे जारी करती है और साथ ही साथ जो कंपनियां इसका जवाब देती हैं। एक अच्छी तरह से लिखा आरएफपी प्रस्ताव के पीछे की मंशा बताता है और यह सुनिश्चित करता है कि अंतिम परिणाम अपेक्षाओं को पूरा करेगा।
यह एक खुली प्रक्रिया भी सुनिश्चित करता है। आदर्श रूप से, कई बोलीदाताओं का जवाब होगा। यह संगठन को विभिन्न प्रकार के दृष्टिकोणों और कीमतों का अध्ययन करने और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने वाले को चुनने का अवसर देता है।