ईआरपी एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग के लिए शीर्ष उपकरण

एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) एक प्रक्रिया उन्मुख कार्यप्रणाली है, जो किसी कंपनी के विभिन्न विभागों में उपयोग की जाने वाली प्रणालियों को एकीकृत करती है, जो परिभाषित नियंत्रणों के तहत सूचना के आसान और एक समान प्रवाह को सक्षम करती है, सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के उपयोग और सर्वोत्तम प्रथाओं को परिभाषित करती है । 

यह आलेख ईआरपी में उपयोग किए जाने वाले उपकरणों और उनकी विशेषताओं का वर्णन करता है, जिन्हें वे विभिन्न कार्यों के लिए पूरा करते हैं। साधनों को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आइए कार्यात्मक आवश्यकताओं के साथ शुरुआत करें।

ईआरपी सिस्टम से क्या आवश्यक है?

किसी भी ईआरपी सिस्टम को मूल रूप से निम्नलिखित कार्यात्मक आवश्यकताओं को पूरा करने की आवश्यकता होती है।

• यह एक एकीकृत प्रणाली होनी चाहिए, जिसमें उपयोग में आसान अनुप्रयोग और इंटरफेस हों, जो आवश्यक नियंत्रित पहुंच के साथ कई विभागों में मूल रूप से काम करता है
• एक सामान्य डेटाबेस (या एकाधिक लेकिन साझा डेटाबेस) विभिन्न अनुप्रयोगों के माध्यम से सुलभ
• विभिन्न मापदंडों के आधार पर रिपोर्ट जनरेट करने के लिए खोज और रिपोर्टिंग उपयोगिताएँ (जैसे “‘खिलौने श्रेणी’ में कल के सभी अपरिवर्तित आदेश)
• आवश्यकतानुसार, स्कोलेबिलिटी, अनुकूलन और तदर्थ मॉड्यूल का आसान एकीकरण

ईआरपी आवश्यकताओं को पूरा करने वाले उपकरण :

उपर्युक्त कार्यात्मक आवश्यकताओं की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए, निम्न उपकरण और अनुप्रयोग अनिवार्य रूप से ईआरपी प्रणाली में एकीकृत हैं।

– डेटाबेस प्रबंधन / डेटा वेयरहाउस / सूचना प्रबंधन उपकरण :

विभिन्न विभागों और कार्यों में स्थापित वर्कफ़्लो के साथ डेटा भंडारण और सूचना प्रबंधन किसी भी ईआरपी सिस्टम की रीढ़ हैं। डेटा संग्रहण के लिए कई समाधान और उपकरण उपलब्ध हैं, जिसमें Oracle, Sybase, DB2 जैसी कंपनियों के रिलेशनल डेटाबेस और Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache डर्बी जैसे ओपन सोर्स फ्री प्रसाद आदि शामिल हैं। अन्य सूचना प्रबंधन टूल में Content Management Systems (CMS) शामिल हो सकते हैं। और भंडार अनुप्रयोगों।

उद्योग और आवश्यक कार्यों के आधार पर, एक उपयुक्त को चुना जाना चाहिए। एक निर्माता को Oracle या MySQL जैसे एक ट्रांसेक्शनल डेटाबेस मिल सकता है, जो लेन-देन-आधारित डेटा अलग-अलग स्थितियों (मैन्युफैक्चरिंग से लेकर इन्वेंट्री ऑर्डर करने के लिए कैप्चर टू सेल स्टेटस टू सप्लाई स्टेटस) के रूप में होता है। दूसरी ओर, एक ऑनलाइन सामग्री लेखन कंपनी को सीएमएस रिपॉजिटरी सिस्टम मिल सकता है जिसमें संस्करण नियंत्रण उनकी आवश्यकताओं के लिए एक बेहतर फिट है।

डेटाबेस या रिपॉजिटरी या तो एक एकल केंद्रीकृत हो सकता है, या एक डेटाबेस से दूसरे में स्वचालित डेटा प्रवाह के साथ कई हो सकता है। परिभाषित वर्कफ़्लो सहज डेटा आंदोलन सुनिश्चित करता है। डेटाबेस को स्थानीय या दूरस्थ रूप से या यहां तक ​​कि क्लाउड में भी होस्ट किया जा सकता है। 

·        अनुप्रयोग और उपयुक्त अनुमति नियंत्रण के साथ इंटरफेस :  

डेटा को स्टोर करने के लिए डेटा स्टोरेज और मैनेजमेंट को रीड-ओनली या एडिटिंग एक्सेस की आवश्यकता होती है। एक बार आइटम निर्मित होने के बाद, उन्हें तैयार इन्वेंट्री के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए। स्टॉक प्रबंधन विभाग इसे बिक्री के लिए तैयार के रूप में अपडेट करता है। एक खरीद के बाद, आइटम को बेचा स्थिति और इतने पर अद्यतन किया जाना चाहिए। इसे पूरा करने के लिए, एप्लिकेशन और इंटरफेस का उपयोग करना आसान है, किसी भी ईआरपी सिस्टम का एक अभिन्न हिस्सा है जिसमें नियंत्रण और अनुमतियाँ भी हैं। उदाहरण के लिए, एक बार किसी वस्तु को बेचने के रूप में चिह्नित करने के बाद, केवल रसद विभाग के संचालकों को इसे और अधिक अपडेट करने में सक्षम होना चाहिए, जबकि विनिर्माण या इन्वेंट्री विभाग के लोगों को केवल पहुंच का दृष्टिकोण मिलना चाहिए।

इसी प्रकार, ईआरपी टूल लिखने वाले कंटेंट के लिए, एक बार जब कोई लेखक रिव्यू के लिए एडिटर को कंटेंट सबमिट करता है, तो किसी भी डुप्लिकेट और कंटेंट के टकराव से बचने के लिए केवल एडिटर को इसे संशोधित करने में सक्षम होना चाहिए।

इस तरह के अनुमति आधारित नियंत्रणों, अनुप्रयोगों और इंटरफेस को किसी भी ईआरपी समाधान, जो ब्राउज़र आधारित, डेस्कटॉप इंस्टॉलेशन या टैबलेट या मोबाइल ऐप हो सकता है, को सक्षम करने के लिए। एक स्थिर स्थान पर एक विनिर्माण टीम एक डेस्कटॉप आधारित इंटरफ़ेस को पसंद करेगी, जबकि लगातार चलने वाली बिक्री टीम को ब्राउज़र आधारित इंटरफ़ेस या मोबाइल ऐप से लाभ होगा।

·          कार्यप्रवाह प्रबंधन उपकरण :

एक ईआरपी प्रणाली कई मॉड्यूल और डेटा रिपॉजिटरी का गठन करती है जहां डेटा अपडेट और क्रियाएं व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर तार्किक रूप से परिभाषित अनुक्रम का पालन करती हैं। यह वर्कफ़्लो का गठन करता है। वर्कफ़्लो को शरीर के विभिन्न कार्यों (रक्त, वायु, भोजन और अन्य आपूर्ति, शरीर के अंगों की गति, आदि का प्रवाह) को नियंत्रित करने वाले मन के रूप में सोचा जा सकता है। विभिन्न स्तरों पर उचित पहुंच के साथ एक स्पष्ट रूप से परिभाषित वर्कफ़्लो किसी भी ईआरपी समाधान का आवश्यक हिस्सा है।

ईआरपी ढांचे के भीतर लागू किए गए आम तौर पर उपयोग किए जाने वाले टूल में एगिलॉफ्ट वर्कफ़्लो, वर्कफ़्लोगेन, इनसेप्टिको डीएमएस, इंटेलेक्स बिजनेस मैनेजमेंट, सिंपलिमम आदि शामिल हैं।

·          रिपोर्टिंग टूल / डैशबोर्ड :

ईआरपी प्रणाली के लिए प्रबंधन स्तर, विभाग स्तर, टीम स्तर या व्यक्तिगत स्तर की रिपोर्ट पीढ़ी एक और महत्वपूर्ण आवश्यकता है। यह आम तौर पर या तो डैशबोर्ड फॉर्म में उपलब्ध होता है (वास्तविक समय डेटा दृश्य के साथ – इस तरह की जानकारी प्राप्त करने के आदेश के रूप में, लेकिन अभी तक भेज दिया नहीं है, पिछले सप्ताह के असफल भुगतान, आदि) या सामान्य शब्द या डेटा में उत्पन्न अनुकूलन रिपोर्ट- स्प्रेडशीट जैसे अनुप्रयोगों का संपादन।

अधिकांश रिपोर्टिंग टूल और डैशबोर्ड वास्तविक समय (या न्यूनतम समय अंतराल के साथ) में काम करते हैं। डेटा अपडेट के लिए विभागों द्वारा उपयोग किए जाने वाले एप्लिकेशन की तरह, ये रिपोर्टिंग टूल / डैशबोर्ड दृश्य ब्राउज़र आधारित या डेस्कटॉप इंस्टॉलेशन के रूप में उपलब्ध हैं। इनमें चार्ट / ग्राफ़ / टेबलों के साथ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या वर्ड अटैचमेंट के साथ रिपोर्ट्स की ईमेलिंग की पेशकश करने वाली एंड-टू-डे रिपोर्टिंग सुविधाएँ भी शामिल हैं।

·      संचार टूल :    

कई विभागों में काम करने वाली किसी भी प्रणाली के भीतर, संचार अनिवार्य है। ईआरपी सिस्टम व्यक्तिगत और समूह स्तरों पर कार्रवाई आधारित स्वचालित मेल पीढ़ी, इंस्टेंट मैसेजिंग, चैट या सामान्य प्रसारण सुविधाओं के लिए उपकरण प्रदान करके इसकी सुविधा प्रदान करते हैं। एक बार एक आदेश “रेडी टू शिप” के रूप में चिह्नित किया गया है, एक स्वचालित मेलर को प्रेषण प्रक्रिया शुरू करने के लिए रसद विभाग को चालू किया जाना चाहिए; या अगर पिज्जा शॉप की रसोई में समस्या पैदा हो गई है, तो एक सामान्य प्रसारण संदेश अन्य सभी विभागों को भेजा जा सकता है ताकि वे आगे के आदेशों को रोक सकें।

आसान और त्वरित संचार को सक्षम करने के लिए आगे इंस्टेंट मैसेजिंग फ़ंक्शन (जैसे कि Lync, चैटर या यामर से) शामिल हैं।

उपरोक्त उपकरणों के अलावा, जो किसी भी ईआरपी प्रणाली का एक अभिन्न अंग हैं, अतिरिक्त हैं जिन्हें आवश्यकतानुसार आधार पर एकीकृत किया जा सकता है:

·          विश्लेषणात्मक उपकरण :

व्यापार खुफिया, भविष्य कहनेवाला विश्लेषण, डेटा खनन और संबंधित विश्लेषण के लिए ईआरपी प्रणाली के भीतर बहुत सारे विश्लेषणात्मक उपकरणों को एकीकृत किया जा सकता है । इन विश्लेषणात्मक उपकरणों का उपयोग उपलब्ध डेटा के आधार पर रणनीतिक व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए किया जाता है (जैसे छुट्टी खरीदारी के आसपास उपभोक्ता व्यवहार को ट्रैक करना, लाल रंग के शेल्फ में उत्पादों के लिए तुलनात्मक परिणाम, नीले रंग की शेल्फ में उन लोगों की तुलना में अधिक बिक्री होना, आदि)

· संसाधन आवंटन और कार्य निर्धारण उपकरण :         

ईआरपी सिस्टम विभागों और कार्यों के लिए संसाधनों को आवंटित करने के लिए उपकरणों को एकीकृत कर सकता है ( श्रम गहन उद्योगों के लिए)। ये उपकरण संसाधन उपलब्धता अनुसूची के खिलाफ किसी कार्य / परियोजना द्वारा लिए गए निर्धारित समय के सरल सिद्धांत पर काम करते हैं। कार्य पूरा होने पर, संसाधन को स्वचालित रूप से अपने कौशल से मेल खाते एक नया कार्य सौंपा जाता है, या अगले असाइनमेंट के लिए एक पूल में रखा जाता है। किसी कार्य में देरी होने पर उपकरण में पर्यवेक्षक स्तर पर मैन्युअल हस्तक्षेप के लिए कार्यक्षमता होती है। लाभों में वर्तमान और भविष्य के कार्यभार के बारे में स्पष्ट दृश्यता, इष्टतम संसाधन उपयोग, स्वचालन के लिए संभावनाएं तलाशना आदि शामिल हैं।

·          अन्य सुविधाओं में जोड़ें : ईआरपी सिस्टम व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार मानव संसाधन प्रबंधन, परियोजना प्रबंधन, समय ट्रैकिंग प्रणाली, दस्तावेज़ प्रबंधन आदि के लिए मॉड्यूल को एकीकृत कर सकते हैं। प्रत्येक उद्योग और फ़ंक्शन प्रकार के लिए बड़ी संख्या में उपकरण उपलब्ध हैं, और ईआरपी विक्रेता इच्छुक ग्राहकों को सर्वोत्तम फिट का चयन करने के लिए उनकी सहायता प्रदान करते हैं। आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए इंटरनेट हमेशा स्वयं सहायता के लिए उपलब्ध है।

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ईआरपी लागू करने के लिए एक जटिल ढांचा है और आमतौर पर कार्यान्वयन के लिए एक समर्पित विक्रेता की आवश्यकता होती है । ईआरपी कार्यान्वयन के साथ पहचाने गए दो बड़े अड़चन उच्च लागत और सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करने में विफलता है। विभिन्न विक्रेताओं के सावधानीपूर्वक मूल्यांकन और मुक्त ओपन-सोर्स टूल्स के मूल्यांकन से लागत को कुछ हद तक कम किया जा सकता है, लेकिन कर्मचारियों को केंद्रित प्रशिक्षण द्वारा सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन न करने के कारण विफलताओं की अन्य चुनौती हो सकती है। प्रारंभिक चरणों में उचित मूल्यांकन, सही विशेषज्ञता के साथ विक्रेताओं के साथ साझेदारी और शुरुआत से आवश्यकताओं पर स्पष्ट होने से ईआरए उपकरणों के कुशल और सफल कार्यान्वयन में मदद मिलेगी। (संबंधित पढ़ने के लिए, ” सफल एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग के केस स्टडीज ” देखें )