वर्चुअल डेटा रूम (VDR)
वर्चुअल डेटा रूम क्या है?
एक वर्चुअल डेटा रूम (VDR), जिसे डील रूम के रूप में भी जाना जाता है, दस्तावेज़ भंडारण और वितरण के लिए एक सुरक्षित ऑनलाइन भंडार है। आमतौर पर इसका उपयोग कंपनी के प्रलेखन की समीक्षा करने, साझा करने और खुलासा करने के लिए विलय या अधिग्रहण से पहले होने वाली उचित परिश्रम प्रक्रिया के दौरान किया जाता है।
चाबी छीन लेना
- वर्चुअल डेटा रूम, या VDRs, दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के एक सुरक्षित तरीके के रूप में मौजूद हैं, जिन्हें एक साथ कई लोगों को एक्सेस की आवश्यकता होती है।
- VDRs का उपयोग आमतौर पर व्यवसायों द्वारा किया जाता है जब वे विलय कर रहे होते हैं, एक परियोजना पर काम कर रहे होते हैं, या अन्य संयुक्त उद्यम होते हैं जिन्हें साझा डेटा तक पहुंच की आवश्यकता होती है।
- VDR को भौतिक दस्तावेजों की तुलना में अधिक सुरक्षित माना जाता है क्योंकि पारगमन के दौरान नुकसान का कोई जोखिम नहीं होता है या गलती से नष्ट हो जाता है।
- आमतौर पर, वीडीआर में नकल, छपाई और अग्रेषण जैसी क्रियाएं अक्षम होती हैं।
वर्चुअल डेटा रूम को समझना
वर्चुअल डेटा रूम ने भौतिक डेटा रूम को पारंपरिक रूप से बदल दिया है जो परंपरागत रूप से दस्तावेजों का खुलासा करने और साझा करने के लिए उपयोग किया जाता है। व्यवसाय के वैश्वीकरण और लागत को कम करने के लिए बढ़ी हुई जांच के साथ, वर्चुअल डेटा रूम भौतिक डेटा रूम के लिए एक आकर्षक विकल्प है। वर्चुअल डेटा रूम व्यापक रूप से उपलब्ध हैं, तुरंत उपलब्ध हैं, और अधिक सुरक्षित हैं।
जैसे-जैसे सुरक्षा चिंता बढ़ती है और उल्लंघनों के साथ घटनाएं बढ़ती हैं, वीडीआर प्रदाता अधिक परिष्कृत और विश्वसनीय डेटाबेस विकसित कर रहे हैं। प्रारंभिक सार्वजनिक प्रसाद (आईपीओ), लेखा परीक्षा संचालन, और साझेदारी या अन्य व्यवसाय जो संयुक्त रूप से काम करने और जानकारी साझा करने के लिए वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग करेंगे।
वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग
विलय और अधिग्रहण (एम एंड ए) प्रक्रियाएं वीडीआर का सबसे आम उपयोग हैं। ये रिपॉजिटरी डील को अंतिम रूप देने के दौरान आवश्यक परिश्रम के लिए जगह प्रदान करते हैं। इन व्यापारिक लेनदेन में बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ शामिल होते हैं, जिनमें से कई गोपनीय होते हैं और संवेदनशील जानकारी होती है। VDR का उपयोग सभी इच्छुक पक्षों के लिए दस्तावेजों की समीक्षा और आदान-प्रदान करने के लिए एक सुरक्षित और विश्वसनीय तरीका है क्योंकि वे बातचीत में संलग्न हैं।
भवन निर्माण के दौरान और सेवाओं की पेशकश के लिए उत्पादों का निर्माण और निर्माण करने के लिए व्यवसाय अक्सर एक दूसरे के साथ काम करते हैं। इन व्यावसायिक संबंधों को बनाने और बनाए रखने के लिए अनुबंध और डेटा के लगातार प्रसारण की आवश्यकता होती है। वर्चुअल डेटा रूम इन अनुबंधों के भंडारण के लिए प्रदान करते हैं और व्यावसायिक साझेदारी की निरंतरता के लिए आवश्यक आसानी से उपलब्ध दस्तावेज बनाते हैं। एक उदाहरण के रूप में, एक इंजीनियर द्वारा एक संरचना के ब्लूप्रिंट में किए गए बदलाव परियोजना में शामिल सभी ठेकेदारों को तुरंत उपलब्ध हैं।
लेखा परीक्षा कंपनी प्रथाओं, अनुपालन, और खातों सभी व्यवसायों में एक आम बात है। यह प्रक्रिया अक्सर एक समस्या है क्योंकि श्रमिकों को बाहरी नियामकों और समायोजकों के साथ बातचीत करनी चाहिए। इसके अलावा, आज कई कंपनियों के दूरदराज के स्थानों और दुनिया भर में विभिन्न समय क्षेत्रों में कार्यालय हैं।
एक वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग वकीलों, एकाउंटेंट, आंतरिक और बाहरी नियामकों और अन्य इच्छुक पार्टियों को एक केंद्रीकृत बिंदु तक पहुंचने की अनुमति देता है। एक केंद्रीय प्रणाली प्रदान करने से त्रुटियों और समय में कमी आती है। इसके अलावा, यह संचार पारदर्शिता के लिए प्रदान करता है। ऑडिट के प्रकार के आधार पर, पहुंच का स्तर और प्राधिकरण भिन्न होता है।
प्रारंभिक सार्वजनिक पेशकश (आईपीओ) एक कठिन काम है, जिसके लिए कागजी कार्रवाई की आवश्यकता होती है। ऑडिट की तरह, पारदर्शिता आवश्यक है। कंपनियों को दस्तावेजों की बड़ी मात्रा का निर्माण, विनिमय, रखरखाव और प्रबंधन करना होगा। लेन-देन की प्रकृति के कारण, अधिकांश उपयोगकर्ताओं के पास प्रतिबंधित पहुंच होगी, जैसे कि “केवल दृश्य।” कॉपी, फॉरवर्ड या प्रिंट करने की क्षमता निषिद्ध हो सकती है।
VDR के लिए वैकल्पिक
यद्यपि वर्चुअल डेटा रूम कई लाभ प्रदान करते हैं, वे हर उद्योग के लिए उपयुक्त नहीं हैं। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारें सूचना के अत्यधिक गोपनीय आदान-प्रदान के लिए भौतिक डेटा रूम का उपयोग जारी रखने का चुनाव कर सकती हैं। संभावित साइबर हमलों और डेटा उल्लंघनों से होने वाला नुकसान वर्चुअल डेटा रूम द्वारा दिए जाने वाले लाभों से अधिक है। इस तरह के आयोजनों के नतीजे भयावह हो सकते हैं यदि धमकी देने वाले पक्ष वर्गीकृत जानकारी तक पहुंचते हैं। उन उदाहरणों में, VDR के उपयोग पर विचार नहीं किया जाएगा।