लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस)

एक लेखा सूचना प्रणाली (AIS) क्या है?

एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) में निवेशकों, लेनदारों, और कर अधिकारियों को सूचना रिपोर्ट करने के लिए आंतरिक उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किए जाने वाले वित्तीय और लेखांकन डेटा का संग्रह, भंडारण और प्रसंस्करण शामिल है । यह आम तौर पर सूचना प्रौद्योगिकी संसाधनों के साथ संयोजन में लेखांकन गतिविधि पर नज़र रखने के लिए एक कंप्यूटर-आधारित पद्धति है। AIS आधुनिक सूचना प्रौद्योगिकी संसाधनों के साथ पारंपरिक लेखांकन प्रथाओं, जैसे आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत (GAAP) के उपयोग को जोड़ती है ।

कैसे एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) का उपयोग किया जाता है

लेखांकन सूचना प्रणाली में लेखांकन चक्र में विभिन्न तत्व महत्वपूर्ण होते हैं । यद्यपि एक प्रणाली में निहित जानकारी उद्योगों और व्यावसायिक आकारों के बीच भिन्न होती है, एक विशिष्ट AIS में राजस्व, व्यय, ग्राहक जानकारी, कर्मचारी जानकारी और कर जानकारी से संबंधित डेटा शामिल होते हैं। विशिष्ट डेटा में बिक्री आदेश और विश्लेषण रिपोर्ट, खरीद आवश्यकताएं, चालान, चेक रजिस्टर, इन्वेंट्री, पेरोल, खाता बही, परीक्षण संतुलन और वित्तीय विवरण जानकारी शामिल है।

एक सूचना प्रणाली को जानकारी संग्रह करने के लिए एक डेटाबेस संरचना होनी चाहिए। यह डेटाबेस संरचना आमतौर पर क्वेरी भाषा के साथ प्रोग्राम की जाती है जो टेबल और डेटा हेरफेर की अनुमति देती है। AIS के पास इनपुट डेटा के साथ-साथ पहले से संग्रहीत डेटा को संपादित करने के लिए कई क्षेत्र हैं। इसके अलावा, सूचना एकत्र करने के लिए वायरस, हैकर्स और अन्य बाहरी स्रोतों से बचाव के उपायों के साथ लेखांकन सूचना प्रणाली अक्सर अत्यधिक सुरक्षित मंच होते हैं। साइबर सिक्योरिटी तेजी से महत्वपूर्ण है क्योंकि अधिक से अधिक कंपनियां अपने डेटा को इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्टोर करती हैं।

एक लेखा सूचना प्रणाली के विभिन्न आउटपुट इसके डेटा हेरफेर क्षमताओं की बहुमुखी प्रतिभा को दर्शाते हैं। एक एआईएस  ग्राहकों की सूचना के आधार पर प्राप्य उम्र बढ़ने की रिपोर्ट, अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास कार्यक्रम और वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए परीक्षण शेष सहित रिपोर्ट तैयार करता है। ग्राहक सूची, कराधान गणना और सूची स्तर भी पुन: प्रस्तुत किए जा सकते हैं। हालांकि, पत्राचार, ज्ञापन या प्रस्तुतियां एआईएस में शामिल नहीं हैं, क्योंकि ये वस्तुएं सीधे कंपनी की वित्तीय रिपोर्टिंग या बहीखाता पद्धति से संबंधित नहीं हैं।

लेखा सूचना प्रणाली के लाभ

इंटरडिपेक्टोरल इंटरफेसिंग

एक लेखा सूचना प्रणाली कई विभागों में इंटरफ़ेस करने का प्रयास करती है। प्रणाली के भीतर, बिक्री विभाग बिक्री बजट अपलोड कर सकता है। यह जानकारी इन्वेंट्री प्रबंधन टीम द्वारा इन्वेंट्री काउंट और खरीद सामग्री का संचालन करने के लिए उपयोग की जाती है। इन्वेंट्री की खरीद पर, सिस्टम नए चालान के देय विभाग को सूचित कर सकता है । एक एआईएस एक नए आदेश के बारे में भी जानकारी साझा कर सकता है ताकि विनिर्माण, शिपिंग और ग्राहक सेवा विभागों को बिक्री के बारे में पता हो।

आंतरिक नियंत्रण

लेखांकन सूचना प्रणालियों का एक अभिन्न हिस्सा आंतरिक नियंत्रणों से संबंधित है । सिस्टम के भीतर नीतियां और प्रक्रियाएं रखी जा सकती हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कंपनी के भीतर संवेदनशील ग्राहक, विक्रेता और व्यावसायिक जानकारी रखी गई है। भौतिक पहुँच अनुमोदन, लॉगिन आवश्यकताओं, पहुँच लॉग, प्राधिकरणों और कर्तव्यों के पृथक्करण के उपयोग के माध्यम से, उपयोगकर्ताओं को केवल अपने व्यावसायिक कार्य करने के लिए आवश्यक प्रासंगिक जानकारी तक सीमित किया जा सकता है।