वित्त की दुनिया एक उच्च प्रतिस्पर्धी कार्यस्थल में विकसित हुई है। हालांकि किसी भी एक दिन में केवल 24 घंटे होते हैं, जैसा कि कहा जाता है, समय पैसा है। इसलिए, प्रभावी समय प्रबंधन किसी भी वित्त पेशेवर को अधिक उत्पादक बनने और काम से दूर गुणवत्ता समय बढ़ाने के लिए एक प्रतिस्पर्धी लाभ है।
हालांकि, कई विक्षेप हैं जो आपको आवश्यक से अधिक समय तक काम पर रख सकते हैं। इन कुछ सामान्य समय के आपदाओं के बारे में जानने के लिए आगे पढ़ें और कई समय-प्रबंधन युक्तियों के बारे में जानें जिनसे आपको कम समय में अधिक काम करने में मदद मिलेगी।
चाबी छीन लेना
वित्तीय पेशेवरों को अक्सर कम संरचना मिलती है, क्योंकि वे ग्राहकों के साथ मिलते हैं, दिन भर रुक-रुक कर व्यापार करते हैं, या डेटा विश्लेषण पर काम करते हैं।
यह समय की शिथिलता, व्याकुलता और कुप्रबंधन का अवसर खोलता है।
यहाँ, हम कुछ आजमाए हुए और सही समय प्रबंधन तकनीकों को देखते हैं, विशेष रूप से वित्तीय पेशेवरों की ओर।
ब्लैक होल
विभिन्न टाइम-वेस्टर्स हैं जो उत्पादकता को कम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, वित्त पेशेवरों को मल्टीटास्क के लिए स्थायी रूप से लुभाया जाता है। मान लीजिए कि आप एक सलाहकार हैं, और बुधवार सुबह 8:30 से 10 बजे के बीच, आप निम्नलिखित को पूरा करने का प्रबंधन करते हैं:
आप एक स्प्रेडशीट पर काम करते हैं,
लेकिन दो नए ईमेल संदेशों से बाधित होने के बाद,
फिर एक पंक्ति में छह ईमेल भेजें,
इंस्टाग्राम पर एक कॉलेज दोस्त की शादी की तस्वीरों की जाँच करके,
फिर एक सुस्त संदेश के माध्यम से कंपनी के सामाजिक बहिष्कार के निमंत्रण को स्वीकार करें,
संभावित ग्राहकों से दो अप्रत्याशित कॉल क्षेत्ररक्षण से पहले, और
अंत में जब आपका प्रबंधक आपको यह याद दिलाने के लिए रुक जाता है कि स्टाफ मीटिंग के लिए आपको पाँच मिनट देर हो गई है, तो आप को रुकने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।
क्या यह आवाज़ आपके लिए एक सामान्य सुबह की तरह है? यदि ऐसा है, और विशेष रूप से यदि आप एक निजी इक्विटी फर्म या निवेश बैंक की तरह कटहल के कॉर्पोरेट वातावरण में काम करते हैं, तो आप शायद अपने साथियों की तुलना में सबसे कम प्रदर्शन करने वाले स्तर पर हैं।
अब से पाँच या दस साल बाद, कोई भी आपको उस सभी व्यस्तताओं के बारे में याद नहीं रखेगा, जिसकी आपको परवाह है, या जो आपको पूरी हुई है, को बढ़ावा देगी। क्या दुनिया की परवाह होती अगर थॉमस जेफरसन ने बहुत सारे कागज़ात-फेरबदल किए लेकिन कभी भी स्वतंत्रता की घोषणा लिखने में मदद नहीं की? आपकी नौकरी में भी यही बात लागू होती है – आपका संगठन आवश्यक कार्य और कृति को महत्व देता है, व्यस्तता को नहीं।
आगे की योजना बनाना
प्रत्येक रविवार दोपहर को, अपने आगामी सप्ताह की “टू डू” सूची को समाप्त करें, अधिमानतः एक एप्लिकेशन या वेब सेवा का उपयोग करके जो आपके सभी उपकरणों में सिंक होती है। उन वस्तुओं को हाइलाइट करें जो काम में और आपकी निजी जिंदगी में आपकी सफलता के लिए बिल्कुल महत्वपूर्ण हैं। जिन पर प्रकाश नहीं डाला गया, वे शायद ऐसी चीजें हैं जिन्हें आप पूरी तरह से सौंप सकते हैं, विलंब कर सकते हैं या उनसे बच सकते हैं।
वित्त में, महत्वपूर्ण वितरण में वे रिपोर्ट या शोध शामिल होते हैं जिन्हें समय सीमा से पहले सटीक और प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यदि आप इन रिपोर्टों की गुणवत्ता में सुधार पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आपके संगठन को बेहतर तरीके से सेवा प्रदान की जाती है, क्योंकि केवल उन पर एक अच्छा काम करने का विरोध किया जाता है, ताकि आप गैर-प्रमुख मदों के लिए समय खाली कर सकें (जैसे कम प्राथमिकता वाले ईमेल का जवाब देना या लंबे समय तक भाग लेना। -विस्तृत बैठक)।
इसी तरह, प्रत्येक दिन काम छोड़ने से दस मिनट पहले, अगले दिन की कार्रवाई वस्तुओं को सूचीबद्ध करना और महत्व और प्राथमिकता के क्रम में उन्हें क्रमांकित करना। फिर, लगातार अपने आप से उन सभी चीजों को पूछें जो आपको वास्तव में करने की आवश्यकता नहीं है – वे चीजें जो एक निश्चित उत्पादकता सीमा को पूरा नहीं करती हैं।
बहु कार्यण
वित्त में सफलता हमेशा महत्वपूर्ण और तत्काल डिलिवरेबल्स पर वितरित करने की क्षमता को उबालती है। आपके वित्त प्रबंधक किस महत्वपूर्ण सूचना और डेटा बिंदुओं पर भरोसा कर रहे हैं? अपने संगठन और / या अपने ग्राहकों को जीतने में मदद करने के लिए आप क्या कर सकते हैं? क्या इसमें ऑडिट रिपोर्ट प्रस्तुत करना, किसी प्रस्तावित परियोजना पर शुद्ध वर्तमान मूल्य की सटीक गणना या यह सुनिश्चित करना शामिल है कि एक्सेल पर सूत्र उचित समुच्चय योग के लिए नेतृत्व करते हैं?
दिन के अंत में, किसी ने भी उन सभी ईमेल के बारे में परवाह नहीं की, जिन्हें आपने एक्सचेंज किया था, सोशल क्लब मीटिंग्स जिसमें आपने भाग लिया था या आपके कैबिनेट में फ़ोल्डर्स की कालानुक्रमिक फाइलिंग थी। मल्टीटास्किंग लगातार व्यक्तियों को कुछ महत्वपूर्ण डिलिवरेबल्स पर अपना सर्वश्रेष्ठ देने से रोकता है जो उनके नियोक्ता वास्तव में उनसे उम्मीद करते हैं।
पहले महत्वपूर्ण, कठिन, तत्काल और उच्चतम मूल्य की कार्रवाई आइटम करें। वित्त में सफलता आपके कार्यों के दृष्टिकोण के तरीकों में सरलता को शामिल कर सकती है। यह अच्छी तरह से पढ़ा और बिना हाल के स्नातक के लिए बेरहमी से सरल लग सकता है, लेकिन एक समय में एक काम करें और जब तक यह पूरा न हो जाए, तब तक न रुकें। यदि आपके कार्य दीर्घकालिक परियोजना से संबंधित हैं, तो इसे छोटी अवधि के मील के पत्थर में काटें और समय से पहले समाप्त करें। शुरू से अंत तक चीजें करना महंगा अक्षमताओं को समाप्त करता है, क्योंकि आप लगातार अलग-अलग, असंबंधित वस्तुओं पर लगातार शुरू करने और पुनरावृत्ति करने से बचेंगे।
यदि आप बेकार कार्यों पर हर हफ्ते तीन घंटे बिताते हैं, तो यह प्रति वर्ष लगभग 150 घंटे तक बढ़ जाता है। आपका सहयोगी आपसे कुछ डेस्क लेता है, जो अधिक कुशल है और प्रति वर्ष 150 घंटे अधिक लगाता है, कुछ पदोन्नति और वेतन वृद्धि का आनंद लेने की संभावना है जो दूसरों को नहीं मिली।
इनबॉक्स प्रबंधन
आपका इनबॉक्स एक प्रमुख समय नुक़सान है। यदि आपके अधिकांश ईमेल हाथ में आपके तत्काल कार्यों के लिए अप्रासंगिक हैं, तो आप छिटपुट रूप से अपने दिन को कचरा जानकारी के साथ भर रहे हैं।
इससे बचने के लिए:
अपने ईमेल की जाँच के लिए पूर्व निर्धारित समय निर्धारित करें, और अपने इनबॉक्स को प्रति दिन तीन या चार बार से अधिक न देखें।
ई-मेल के लिए एक घंटे के बाद का फोल्डर बनाएं जो आपको मिलना चाहिए, लेकिन यह जरूरी नहीं है। यह फ़ोल्डर आपके लिए महत्वपूर्ण अनुरोधों पर वापस जाने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो आपसे प्रतिक्रिया प्राप्त करने से पहले कुछ व्यावसायिक दिनों तक इंतजार कर सकता है।
अपने कार्यदिवस के दौरान केवल सबसे महत्वपूर्ण ईमेल भेजें। हालांकि अपने समूह के भीतर अपडेट रहना महत्वपूर्ण है, आपके समय का एक बड़ा हिस्सा अनुभवहीन या कम अनुशासित सहयोगियों द्वारा बर्बाद किया जा सकता है जो अप्रासंगिक संदेशों के साथ आपके इनबॉक्स को बाढ़ देते हैं। आप इस तरह के ईमेल को उन लोगों के लिए प्रतिक्रिया न देकर कम कर सकते हैं जो काम से संबंधित नहीं हैं।
काम छोड़ने से पहले अपना इनबॉक्स खाली कर दें। आप प्रोजेक्ट-संबंधित फ़ोल्डर बनाकर इसे पूरा कर सकते हैं जिसमें आप विशिष्ट समस्याओं से संबंधित ईमेल पार्क कर सकते हैं। अपने इनबॉक्स को खाली रखना आपके ध्यान से गैर-मुख्य संदेशों को समाप्त करके आपको समय बचाता है। यदि ऐसे आइटम हैं जो अगले कुछ घंटों के भीतर या अगले दिन तक ध्यान देने की आवश्यकता है, तो उन्हें एक तत्काल फ़ोल्डर में रखें।
कुछ अन्य समय की बचत युक्तियाँ
आप वास्तव में कितना समय बर्बाद करेंगे का ट्रैक रखें
एक साधारण स्प्रेडशीट बनाएं जो आपको अनुमानित समय में प्रवेश करने की अनुमति देता है जिसे आपने तुच्छ मामलों पर बर्बाद किया है। ऐसा रोजाना करें। जैसा कि आप इस आदत को विकसित और बनाए रखते हैं, आप अपने आप को महत्वहीन मामलों को पहचानने के लिए प्रशिक्षित करेंगे क्योंकि आप उनका सामना करेंगे।
केवल प्रोसेस पेपर डॉक्युमेंट्स एक बार
एक बार जब वे संसाधित हो जाते हैं, तो आप उन्हें फाइल कर सकते हैं, उन्हें जमा कर सकते हैं या उनसे छुटकारा पा सकते हैं।
प्रत्यक्ष संदेश आपके सहकर्मी
अपने कार्यालय या विभागों के बीच घूमना आपको प्रति सप्ताह कुछ घंटे खर्च कर सकता है – और हम जानते हैं कि वार्षिक आधार पर यह कितना महंगा है। जब तक यह एक महत्वपूर्ण या जटिल मामला नहीं है, कॉर्पोरेट संदेश प्रणाली या अनुमोदित वेब सेवा के माध्यम से सीधे संदेशों का उपयोग करना अक्सर विभिन्न प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करने का एक अधिक कुशल तरीका है।
जानिए कहां है सब कुछ किसी भी समय
इसमें इलेक्ट्रॉनिक और पेपर दोनों जानकारी शामिल हैं। यदि आप अपने समय को महत्व देते हैं, तो इसे चीजों की खोज में बर्बाद न करें।
चार श्रेणियों में अपने कार्य अलग करें:
तत्काल और महत्वपूर्ण: जैसे कि सख्त और निकट समय सीमा के साथ वित्तीय और लेखा रिपोर्ट।
तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं: जैसे कि आपके वित्त समूह के भीतर नेटवर्किंग, प्रशिक्षण कक्षाएं आदि।
तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं: जैसे कि आपके इनबॉक्स से छिटपुट संदेश और क्लब की बैठकों के लिए “नियत तिथियों पर हस्ताक्षर”।
तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं: जैसे कि वेंडिंग मशीन द्वारा दस मिनट की बातचीत, फंतासी फुटबॉल की जांच, आदि।
(जाहिर है, आपको अपने दिन का अधिक से अधिक खर्च पहली श्रेणी में करना चाहिए।)
डेलीगेट, प्रतिनिधि, प्रतिनिधि
यह वह है जो संगठन में आगे बढ़ने पर आपको पैक से अलग करेगा। उन कार्यों को संभालें जिन्हें केवल आप ही निष्पादित कर सकते हैं। जैसा कि आप अपने समय-प्रबंधन कौशल को सुधारते हैं, आपको जल्द ही प्रत्यक्ष रिपोर्टें सौंपी जाएंगी। ऐसे कार्यों को सौंपें जिन्हें आपको खुद को अधिक से अधिक संभालने की आवश्यकता नहीं है। आपको केवल उन चीजों को करना चाहिए जो आपके ध्यान या विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।
अपने व्यक्तित्व का प्रबंधन न करें
वित्त पेशेवरों के पास समय प्रबंधन कौशल होना चाहिए, लेकिन उनके पास आंतरिक सहयोगियों और बाहरी समुदाय के साथ तालमेल और सद्भाव भी होना चाहिए। विशेष रूप से समय पर ध्यान केंद्रित करना आपको अपघर्षक दिखाई दे सकता है, जो सामाजिक और व्यावसायिक विकास सेटिंग्स में शामिल होने पर बहुत सारे लोगों को बंद कर देगा। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो आप यह सोचते हुए घूमेंगे कि आप समय प्रबंधन गुरु हैं, लेकिन आप अपने माथे पर “सोशल इडियट” स्टैम्प से पूरी तरह अनजान होंगे।
संचार, नेतृत्व और व्यवसाय विकास कौशल समय प्रबंधन कौशल के समान ही महत्वपूर्ण हैं। जैसा कि वित्त पेशेवर अपने करियर में आगे बढ़ते हैं, अकेले समय प्रबंधन कौशल अब उन्हें अगले स्तर (यानी, कार्यकारी स्तर) तक पहुंचने में मदद करने के लिए पर्याप्त नहीं होंगे।
तल – रेखा
यदि आप अपने जीवन को महत्व देते हैं, तो आप अपने समय को महत्व देते हैं। कार्य जीवन आपके जीवन की बड़ी तस्वीर का एक उप-घटक है- योगदान और सेवा का वह स्तर जो आप दूसरों को प्रदान कर सकते हैं, यह आपके द्वारा आवंटित समय की अधिकतम परिमित राशि बनाने की आपकी क्षमता पर निर्भर करता है। याद रखें: यह महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपके नियोक्ता को उम्मीद है कि आप उस गिनती को वितरित करेंगे। आपका नियोक्ता सब कुछ के बारे में ज्यादा परवाह नहीं करेगा, और न ही आपको करना चाहिए।