वाउचर
वाउचर क्या है?
एक वाउचर एक दस्तावेज है जो देयता के भुगतान को मंजूरी देने के लिए आवश्यक सभी सहायक दस्तावेजों को इकट्ठा करने और फाइल करने के लिए कंपनी के खातों के देय विभाग द्वारा उपयोग किया जाता है । वाउचर अनिवार्य रूप से देय खातों के लिए बैकअप दस्तावेज़ है। देय कंपनियां कंपनियों द्वारा विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं को दिए गए अल्पकालिक बिल हैं।
वाउचर महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक आंतरिक लेखा नियंत्रण तंत्र है जो सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक भुगतान ठीक से अधिकृत है और खरीदी गई वस्तुओं या सेवाओं को वास्तव में प्राप्त किया जाता है।
चाबी छीन लेना
- एक वाउचर एक दस्तावेज है जिसका उपयोग कंपनी के लेखा देय विभाग द्वारा चालान के लिए सहायक दस्तावेजों से किया जाता है।
- एक वाउचर अनिवार्य रूप से देय खातों के लिए बैकअप दस्तावेज होते हैं, जो कंपनियों द्वारा विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं को दिए गए बिल होते हैं।
- वाउचर में दस्तावेजों में आपूर्तिकर्ता का चालान, राशि बकाया, नियत तारीख, सामान्य खाता बही और शिपिंग रसीद शामिल हो सकते हैं।
- बकाया वाउचर की सभी राशियों का कुल योग किया जाता है, और एक मुश्त राशि को बैलेंस शीट पर देय खातों के रूप में दर्ज किया जाता है।
वाउचर कैसे काम करते हैं
कंपनियों के पास लेखा अवधि के दौरान आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं के लिए विभिन्न अल्पकालिक वित्तीय दायित्व होते हैं। एक कंपनी को उन आपूर्तिकर्ताओं से इन्वेंट्री या कच्चे माल खरीदने की आवश्यकता हो सकती है जो कंपनी के माल के उत्पादन में उपयोग किए जाते हैं। आपूर्तिकर्ता अनिवार्य रूप से निकट भविष्य में 30, 60 या 90 दिनों के लिए भुगतान करने की अनुमति देने वाली कंपनी को ऋण का विस्तार देते हैं।
वाउचर एक ऐसा रूप है जिसमें सभी सहायक दस्तावेज शामिल होते हैं, जिसमें बकाया पैसा और किसी आपूर्तिकर्ता या विक्रेता को बकाया भुगतान के लिए कोई भी भुगतान शामिल होता है। वाउचर और आवश्यक दस्तावेज वाउचर रजिस्टर में दर्ज किए जाते हैं। वाउचर में कुछ सहायक दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं:
- आपूर्तिकर्ता से चालान
- भुगतान करने के लिए विक्रेता या आपूर्तिकर्ता नाम
- भुगतान की शर्तें जैसे कि बकाया राशि, देय तिथि, और चालान के भुगतान के लिए आपूर्तिकर्ता द्वारा दी गई कोई छूट
- कंपनी का खरीद ऑर्डर
- यह दर्शाते हुए कि आपूर्तिकर्ता द्वारा कंपनी से माल प्राप्त किया गया था
- सामान्य खाता बही प्रयोजनों के लेखांकन के लिए प्रयोग की जाने वाली खातों
- खरीद और भुगतान के लिए कंपनी में अधिकृत प्रतिनिधियों के हस्ताक्षर
- आपूर्तिकर्ता को चालान का भुगतान करने के बाद भुगतान और दिनांक का प्रमाण
बकाया राशि वाले सभी वाउचरों की कुल राशि बैलेंस शीट पर देय खातों के रूप में दर्ज की जाती है। वाउचर का भुगतान हो जाने के बाद, भुगतान के प्रमाण को वाउचर में शामिल किया जाता है और भुगतान वाउचर के रूप में दर्ज किया जाता है।
कैसे वाउचर मददगार हैं
जब कोई ऑडिट किया जाता है तो कंपनी के वाउचर सबूत के प्रमुख स्रोत के रूप में काम करते हैं। एक लेखा परीक्षक यह निर्धारित करने के लिए प्रक्रियाओं का एक सेट करता है कि क्या वित्तीय विवरण सामग्री के गलत विवरण से मुक्त हैं। वाउचर दस्तावेज जो खरीदे गए सामान वास्तव में प्राप्त किए गए थे, जो ऑडिटर के दावे का समर्थन करता है कि वित्तीय के लिए पोस्ट किए गए सामान और सेवाएं वास्तव में मौजूद हैं। वाउचर विक्रेताओं को फर्म के नकद भुगतान और लेनदेन को पोस्ट करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सामान्य खाता बही के दस्तावेजों को भी सही ठहराते हैं।
वाउचर प्रणाली का उपयोग करने से कर्मचारियों की कंपनी की संपत्ति चोरी करने का जोखिम कम हो जाता है। कर्मचारी चोरी को रोकने के लिए व्यवसाय कर्तव्यों के अलगाव को नियोजित करते हैं, जिसका अर्थ है कि संगठन के भीतर विभिन्न लोगों को महत्वपूर्ण कार्य सौंपे जाते हैं। वाउचर दस्तावेज जो कार्यों को कई लोगों द्वारा निष्पादित किया जाता है और एक पेपर ट्रेल बनाता है ताकि एक ऑडिटर पुष्टि कर सके कि कर्तव्यों को ठीक से अलग किया गया था।
वाउचर का उदाहरण
एक स्थानीय रेस्तरां अपने विक्रेताओं से हर कुछ दिनों में मांस और मछली मंगवाता है। रेस्तरां प्रबंधक 30 पाउंड मांस के लिए एक खरीद आदेश भरता है, और मालिक शिपमेंट को मंजूरी देने के लिए खरीद आदेश को आरंभ करता है। जब शिपमेंट प्राप्त होता है, तो शिपमेंट की सामग्री की खरीद आदेश के साथ तुलना की जाती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि शिपमेंट क्या ऑर्डर किया गया था। रेस्तरां प्रक्रिया को दस्तावेज करने के लिए एक शिपिंग रसीद पूरी करता है, और शिपिंग रसीद की तुलना विक्रेता के चालान के साथ की जाती है।
वाउचर, जो एक कवर पेज है जो संलग्न दस्तावेजों की व्याख्या करता है, इसमें खरीद ऑर्डर, शिपिंग रसीद और चालान शामिल है। खरीद राशि को जोड़ा जाता है और भुगतान किए जाने तक बैलेंस शीट पर देय खातों में दर्ज किया जाता है। चेक पर हस्ताक्षर करने से पहले मालिक सभी वाउचर जानकारी की समीक्षा करता है।
वाउचर में लेन-देन रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सामान्य खाता बही खाते भी शामिल हैं। उदाहरण के लिए, रेस्तरां मांस सूची खाते को डेबिट कर सकता है और भुगतान रिकॉर्ड करने के लिए नकद खाते को क्रेडिट कर सकता है । भुगतान की रसीद और तारीख यह दर्शाने के लिए दर्ज की जाती है कि वाउचर का भुगतान कर दिया गया है। देय खाते चालान के भुगतान के कारण कम शेष राशि को दर्शाते हैं, यह मानते हुए कि अतिरिक्त भुगतान नहीं किए गए हैं।