एक सामान्य लेखा लेजर के रूप में एक्सेल का उपयोग कैसे करें

Microsoft Excel एक शक्तिशाली उपकरण है, जिसका उपयोग कई उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है। कुछ लेनदेन के साथ एक छोटे से व्यवसाय के लिए, एक प्रेमी व्यवसाय के मालिक लेखांकन सॉफ्टवेयर के विकल्प के रूप में एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं ।

एक्सेल के पास सामान्य लेज़र बनाने और बनाए रखने के लिए आवश्यक सभी उपकरण हैं, लेकिन इसके लिए बुनियादी लेखांकन और विस्तार पर ध्यान देने की ठोस समझ की आवश्यकता होती है। उन व्यवसाय स्वामियों के लिए जिनके पास लेखांकन सॉफ़्टवेयर में निवेश करने के लिए संसाधन नहीं हैं, जब तक लेखांकन सॉफ़्टवेयर ख़रीदा नहीं जाता है, तब तक Excel लेखांकन रिकॉर्ड रखने के लिए एक अच्छी जगह हो सकती है। निम्नलिखित एक दिशानिर्देश है जो लेआउट में मदद करेगा कि लेखांकन उद्देश्यों के लिए एक्सेल का उपयोग कैसे करें।

सामान्य लेजर के रूप में एक्सेल का उपयोग करना

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि हर व्यवसाय एक दूसरे से अलग है और इसलिए, रिपोर्टिंग की अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। बहीखाता प्रक्रिया को स्थापित करने में पहला कदम यह निर्धारित करना है कि व्यवसाय के प्रकार के आधार पर लेखांकन मैट्रिक्स को क्या शामिल करना होगा।

एक साधारण रिकॉर्ड-रखने वाले सेटअप में पहले लेन-देन की तारीख, लेन-देन का विवरण और एक संदर्भ संख्या, जैसे चालान या चेक नंबर के लिए कॉलम शामिल होना चाहिए । अगले कॉलम वर्ष के दौरान उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक खातों को सूचीबद्ध करेंगे। सावधान विचार को खातों के चयन में जाना चाहिए, क्योंकि बाद में वापस जाना और बदलाव करना मुश्किल होगा। बाएं से दाएं, सूचीबद्ध पहला खाता आय विवरण खाता होना चाहिए, जो राजस्व से शुरू होता है और खर्च के साथ समाप्त होता है। इसके बाद संपत्ति खाते, फिर देयता खाते और अंतिम रूप से कोई भी इक्विटी खाते होंगे।

सामान्य लेज़र कंपनी के सभी लेन-देन पर नज़र रखने के लिए दोहरी प्रविष्टि बहीखाता पद्धति का उपयोग करता है, और एक्सेल को सामान्य लेज़र के रूप में उपयोग करने के लिए शुरुआत से पहले इस अवधारणा की ठोस समझ होना महत्वपूर्ण है। डबल एंट्री बहीखाता लेनदेन के लिए डेबिट और क्रेडिट दोनों में प्रवेश करने पर निर्भर करता है ताकि अंत में किताबें संतुलित हों।

एक्सेल में डबल एंट्री बहीखाता

यदि यह एक नई कंपनी है, तो संभवत: पहला लेनदेन कंपनी में निवेशित इक्विटी होगा। एक उदाहरण के रूप में, मान लीजिए कि जेन नामक एक उद्यमी मशीन की दुकान खोलने का फैसला करता है। व्यवसाय शुरू करने के लिए उसके पास बचत से $ 750,000 हैं और अपने स्थानीय बैंक में अपने द्वारा सहेजे गए धन के साथ व्यवसाय की जाँच खाता खोलती है।

दोहरी प्रविष्टि बहीखाता अवधारणाओं का उपयोग करते हुए, जेन को पता है कि इस लेनदेन से कंपनी के नकद खाते  (डेबिट प्रविष्टि) में वृद्धि होगी और मालिक के इक्विटी खाते (क्रेडिट प्रविष्टि) में वृद्धि से ऑफसेट होगा। इस एक्सेल प्रणाली में, सभी डेबिट प्रविष्टियों को सकारात्मक मान के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए, जबकि सभी क्रेडिट प्रविष्टियों को नकारात्मक मूल्यों के साथ दर्ज किया जाना चाहिए।

इस उदाहरण में, जेन को लेनदेन की तारीख और “कैपिटल इन्वेस्टमेंट” जैसे विवरण को स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में दर्ज करना चाहिए। फिर वह स्प्रेडशीट के “कैश” खाते के कॉलम में एक सकारात्मक $ 750,000 प्रविष्टि और स्प्रैडशीट के “मालिक की इक्विटी” खाता कॉलम में एक नकारात्मक $ 750,000 प्रविष्टि दर्ज करेगा। संख्याओं को सत्यापित करने के लिए, जेन को यह सुनिश्चित करने के लिए एक्सेल के योग सूत्र का उपयोग करना चाहिए कि प्रत्येक पंक्ति की सभी प्रविष्टियाँ शून्य डॉलर पर हैं।

वहां से, जेन प्रत्येक लेनदेन के लिए एक पंक्ति में प्रवेश करना जारी रखेगा। यदि वह कंपनी की नकदी के साथ उपकरण खरीदती है, तो जेन “डेबिट”, या क्रेडिट, या ऋणात्मक प्रविष्टि, “कैश” खाता कॉलम के लिए एक डेबिट या सकारात्मक प्रविष्टि दिखाने के लिए एक लेनदेन दर्ज करेगा। यदि वह एक ग्राहक को मशीनिंग सेवाएं बेचता है, तो वह “राजस्व” खाते में क्रेडिट दर्ज करेगा, और एक डेबिट “इक्विटी” खाते में।

अंत में, प्रत्येक खाते के कॉलम के लिए कुल स्प्रेडशीट के नीचे संक्षेप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। वर्तमान शुद्ध आय की गणना के लिए सभी आय खातों का योग एक साथ जोड़ा जा सकता है । गणना किए जाने वाले अन्य कॉलमों को आवश्यकतानुसार कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, जैसे कि कुल संपत्ति, कुल देयताएं, और कुल इक्विटी।

तल – रेखा

व्यवसाय चलाने के लिए लेखांकन की जबरदस्त मात्रा की आवश्यकता होती है, जो लेखांकन विशिष्ट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके सबसे अच्छा काम करता है। यदि यह व्यवसाय के स्वामी के लिए एक विकल्प नहीं है, तो Microsoft Excel का उपयोग करना एक अच्छा विकल्प है। कंपनी के लिए लेखांकन रिकॉर्ड का अलग-अलग रखने पर लेखांकन शर्तों और तकनीकों की समझ होनी चाहिए और सटीक लेखांकन प्रविष्टियों का उत्पादन करने के लिए एक्सेल के भीतर विभिन्न उपकरणों को समझना चाहिए। एक बार जब व्यवसाय बढ़ता है, तो उचित लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है।