लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) का परिचय

एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) एक संरचना है जो एक व्यवसाय अपने वित्तीय डेटा को इकट्ठा करने, स्टोर करने, प्रबंधित करने, संसाधित करने, पुनः प्राप्त करने और रिपोर्ट करने के लिए उपयोग करता है, इसलिए इसका उपयोग लेखाकार, सलाहकार, व्यवसाय विश्लेषकों, प्रबंधकों, मुख्य वित्तीय अधिकारियों (सीएफओ) द्वारा किया जा सकता है। ), लेखा परीक्षकों, नियामकों और कर एजेंसियों।

विशेष रूप से प्रशिक्षित लेखाकार कंपनी के वित्तीय लेनदेन और रिकॉर्ड-कीपिंग में सटीकता के उच्चतम स्तर को सुनिश्चित करने के लिए एआईएस के साथ गहराई से काम करते हैं, साथ ही वित्तीय डेटा आसानी से उन लोगों को उपलब्ध कराते हैं, जिन्हें वैध रूप से इसकी आवश्यकता होती है- डेटा को अक्षुण्ण और सुरक्षित रखते हुए। ।

चाबी छीन लेना

• एक लेखांकन सूचना प्रणाली (एआईएस) का उपयोग वित्तीय डेटा एकत्र करने, स्टोर करने, प्रबंधित करने, प्रक्रिया करने, पुनर्प्राप्त करने और रिपोर्ट करने के लिए कंपनियों द्वारा किया जाता है।
• एआईएस का उपयोग एकाउंटेंट, सलाहकार, व्यवसाय विश्लेषक, प्रबंधक, मुख्य वित्तीय अधिकारी, लेखा परीक्षक और नियामकों द्वारा किया जा सकता है।
• एक एआईएस एक कंपनी के भीतर विभिन्न विभागों को एक साथ काम करने में मदद करता है।
• एक प्रभावी AIS डेटा को प्रभावी रूप से संग्रहीत और पुनर्प्राप्त करने के लिए हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है।
• कंपनी के संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए AIS के आंतरिक और बाहरी नियंत्रण महत्वपूर्ण हैं।

लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) को समझना

एक लेखा सूचना प्रणाली एक कंपनी के लिए सभी लेखांकन और व्यावसायिक गतिविधि को ट्रैक करने का एक तरीका है। लेखांकन सूचना प्रणाली में आमतौर पर छह प्राथमिक घटक होते हैं: लोग, प्रक्रियाएं और निर्देश, डेटा, सॉफ्टवेयर, सूचना प्रौद्योगिकी अवसंरचना और आंतरिक नियंत्रण। नीचे विस्तार से प्रत्येक घटक का टूटना है।

1. एआईएस पीपल

AIS के लोग सिस्टम उपयोगकर्ता हैं। एक एआईएस एक कंपनी के भीतर विभिन्न विभागों को एक साथ काम करने में मदद करता है। पेशेवर जिन्हें संगठन के AIS का उपयोग करना पड़ सकता है, उनमें शामिल हैं:

• एकाउंटेंट
• सलाहकार
• व्यापार विश्लेषकों
• प्रबंधकों
• मुख्य वित्तीय अधिकारी
• लेखा परीक्षकों

उदाहरण के लिए, प्रबंधन बिक्री लक्ष्यों को स्थापित कर सकता है जिसके लिए कर्मचारी तब उचित मात्रा में इन्वेंट्री का आदेश दे सकते हैं। इन्वेंट्री ऑर्डर नए देय के लेखा विभाग को सूचित करता है। जब बिक्री किसी व्यवसाय में की जाती है, तो बिक्री प्रक्रिया में शामिल लोग और विभाग निम्नलिखित शामिल कर सकते हैं:

1. सैलस्पाइस ग्राहक के आदेशों को एआईएस में दर्ज करते हैं।
2. लेखांकन बिल या ग्राहक को एक चालान भेजता है ।
3. गोदाम आदेश को इकट्ठा करता है।
4. शिपिंग विभाग ग्राहक को ऑर्डर भेजता है।
5. लेखा विभाग को प्राप्य एक नए खातों के बारे में सूचित किया जाता है, जो ग्राहक से एक IOU है जो आमतौर पर 30, 60 या 90 दिनों के भीतर भुगतान किया जाता है। 
6. ग्राहक सेवा विभाग ऑर्डर और ग्राहक शिपमेंट को ट्रैक करता है।
7. प्रबंधन बिक्री रिपोर्ट बनाने और लागत विश्लेषण करने के लिए एआईएस का उपयोग करता है, जिसमें इन्वेंट्री, शिपिंग और विनिर्माण लागत शामिल हो सकते हैं।

एक अच्छी तरह से डिजाइन किए गए एआईएस के साथ, एक संगठन के भीतर हर कोई एक ही सिस्टम का उपयोग कर सकता है और एक ही जानकारी प्राप्त कर सकता है। एक एआईएस भी आवश्यक होने पर संगठन के बाहर के लोगों को सूचना देने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।

उदाहरण के लिए, सलाहकार लागत डेटा, बिक्री डेटा और राजस्व को देखकर कंपनी की मूल्य निर्धारण संरचना की प्रभावशीलता का विश्लेषण करने के लिए AIS में जानकारी का उपयोग कर सकते हैं।इसके अलावा, लेखा परीक्षक डेटा का उपयोग किसी कंपनी के आंतरिक नियंत्रण, वित्तीय स्थिति और सरबेनेस-ऑक्सले अधिनियम (एसओएक्स)जैसे नियमों के अनुपालन के लिए कर सकते हैं।

एआईएस को उन लोगों की जरूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए जो इसका उपयोग कर रहे हैं। प्रणाली का उपयोग करना भी आसान होना चाहिए और इसमें सुधार होना चाहिए, न कि दक्षता में बाधा।

2. प्रक्रियाएं और निर्देश

AIS की प्रक्रिया और निर्देश डेटा को एकत्र करने, भंडारण, पुनर्प्राप्ति और प्रसंस्करण के लिए उपयोग करने के तरीके हैं। ये विधियाँ मैनुअल और स्वचालित दोनों हैं। डेटा दोनों आंतरिक स्रोतों (जैसे, कर्मचारियों) और बाहरी स्रोतों (जैसे, ग्राहकों के ऑनलाइन ऑर्डर) से आ सकता है। प्रक्रियाओं और निर्देशों को AIS सॉफ्टवेयर में कोडित किया जाएगा। हालांकि, प्रक्रियाओं और निर्देशों को प्रलेखन और प्रशिक्षण के माध्यम से कर्मचारियों में “कोडित” किया जाना चाहिए। प्रभावी होने के लिए प्रक्रियाओं और निर्देशों का लगातार पालन किया जाना चाहिए।

3. एआईएस डेटा

AIS में जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक डेटाबेस संरचना होनी चाहिए, जैसे संरचित क्वेरी भाषा (SQL), जो आमतौर पर डेटाबेस के लिए उपयोग की जाने वाली एक कंप्यूटर भाषा है। एसक्यूएल डेटा को एआईएस में रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए हेरफेर और पुनर्प्राप्त करने की अनुमति देता है। एआईएस को विभिन्न प्रकार के सिस्टम उपयोगकर्ताओं और डेटा प्रविष्टि, साथ ही साथ विभिन्न उपयोगकर्ताओं और विभिन्न प्रकार की जानकारी की जरूरतों को पूरा करने के लिए विभिन्न आउटपुट प्रारूपों के लिए विभिन्न इनपुट स्क्रीन की भी आवश्यकता होगी।

AIS में निहित डेटा संगठन की व्यावसायिक प्रथाओं के अनुसार वित्तीय जानकारी के सभी है। कंपनी के वित्त को प्रभावित करने वाला कोई भी व्यावसायिक डेटा AIS में जाना चाहिए।

AIS में शामिल डेटा का प्रकार व्यवसाय की प्रकृति पर निर्भर करता है, लेकिन इसमें निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• विक्रय आदेश
• ग्राहक बिलिंग विवरण
• बिक्री विश्लेषण रिपोर्ट
• क्रय पत्र
• विक्रेता के चालान
• रजिस्टर की जाँच करें
• सामान्य बहीखाता
• इन्वेंटरी डेटा
• पेरोल की जानकारी
• समयनिर्धारक
• कर जानकारी

डेटा का उपयोग लेखा विवरण और वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने के लिए किया जा सकता है, जिसमें प्राप्य उम्र बढ़ने, मूल्यह्रास या परिशोधन अनुसूची, एक परीक्षण संतुलन और एक लाभ और हानि विवरण शामिल हैं। AIS में इस डेटा के एक स्थान पर होने से – व्यवसाय के रिकॉर्ड रखने, रिपोर्टिंग, विश्लेषण, ऑडिटिंग और निर्णय लेने की गतिविधियों को सुविधाजनक बनाता है। डेटा उपयोगी होने के लिए, यह पूर्ण, सटीक और प्रासंगिक होना चाहिए।

दूसरी ओर, डेटा के उदाहरण जो एआईएस में नहीं जाएंगे, उनमें मेमो, पत्राचार, प्रस्तुतिकरण और मैनुअल शामिल हैं। इन दस्तावेज़ों में कंपनी के वित्त के लिए एक ठोस संबंध हो सकता है, लेकिन, मानक फुटनोट्स को छोड़कर, वे वास्तव में कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड रखने का हिस्सा नहीं हैं।

4. एआईएस सॉफ्टवेयर

AIS का सॉफ़्टवेयर घटक कंप्यूटर प्रोग्राम है जो कंपनी के वित्तीय डेटा को संग्रहीत करने, पुनर्प्राप्त करने, संसाधित करने और उनका विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाता है।पहले कंप्यूटर थे, एआईएस एक मैनुअल, पेपर-आधारित प्रणाली थी, लेकिन आज, अधिकांश कंपनियां एआईएस के आधार के रूप में कंप्यूटर सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रही हैं।छोटे व्यवसाय Intuit की Quickbooks या साधु के ऋषि 50 लेखांकन का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अन्य हैं।2  मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए SAP के व्यवसाय एक काउपयोग किया जा सकता है।  मध्य आकार और बड़े व्यवसायों में Microsoft के Dynamics GP, Sage Group के MAS 90 या MAS 200, Oracle के PeopleSoft या Epicor Financial Management का उपयोग किया जा सकता है।५६7

गुणवत्ता, विश्वसनीयता और सुरक्षा प्रभावी एआईएस सॉफ्टवेयर के प्रमुख घटक हैं । प्रबंधक कंपनी के लिए निर्णय लेने के लिए आउटपुट की जानकारी पर भरोसा करते हैं, और उन्हें ध्वनि निर्णय लेने के लिए उच्च गुणवत्ता वाली जानकारी की आवश्यकता होती है।

विभिन्न प्रकार के व्यवसायों की अनूठी जरूरतों को पूरा करने के लिए एआईएस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को अनुकूलित किया जा सकता है। यदि कोई मौजूदा कार्यक्रम किसी कंपनी की जरूरतों को पूरा नहीं करता है, तो सॉफ्टवेयर को अंत-उपयोगकर्ताओं के पर्याप्त इनपुट के साथ इन-हाउस भी विकसित किया जा सकता है या विशेष रूप से संगठन के लिए एक तृतीय-पक्ष कंपनी द्वारा विकसित किया जा सकता है। सिस्टम को किसी विशेष कंपनी को आउटसोर्स भी किया जा सकता है।

सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों के लिए, कोई फर्क नहीं पड़ता कि सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और कस्टमाइज़ेशन व्यवसाय क्या विकल्प चुनते हैं, सर्बानस-ऑक्सले विनियम AIS की संरचना को कुछ हद तक निर्धारित करेंगे।ऐसा इसलिए है क्योंकि SOX विनियम आंतरिक नियंत्रण और ऑडिटिंग प्रक्रियाओं कोस्थापितकरते हैं जिनके साथ सार्वजनिक कंपनियों को अनुपालन करना चाहिए।

5. आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर

लेखांकन सूचना प्रणाली को संचालित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले हार्डवेयर के लिए सूचना प्रौद्योगिकी अवसंरचना सिर्फ एक फैंसी नाम है। इन हार्डवेयर आइटमों में से अधिकांश को किसी भी व्यवसाय की आवश्यकता होगी और इसमें निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• कंप्यूटर
• मोबाइल उपकरणों
• सर्वर
• प्रिंटर
• लहरों के संरक्षक
• राउटर्स
• भंडारण मीडिया
• एक बैक-अप बिजली की आपूर्ति

लागत के अलावा, हार्डवेयर का चयन करने वाले कारकों में गति, भंडारण क्षमता, और क्या इसे विस्तारित और उन्नत किया जा सकता है।

शायद सबसे महत्वपूर्ण बात, एआईएस के लिए चयनित हार्डवेयर को इच्छित सॉफ़्टवेयर के साथ संगत होना चाहिए। आदर्श रूप से, यह केवल संगत नहीं होगा, लेकिन इष्टतम-एक क्लंकी प्रणाली एक तेजी से एक की तुलना में बहुत कम सहायक होगी। एक तरह से व्यवसाय आसानी से हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर संगतता आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, एक टर्नकी सिस्टम खरीदकर है जिसमें हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर दोनों शामिल हैं जो व्यवसाय की आवश्यकता है। टर्नकी सिस्टम खरीदने का अर्थ है, सैद्धांतिक रूप से, कि व्यवसाय को अपने एआईएस के लिए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर का एक इष्टतम संयोजन मिलेगा।

एक अच्छे एआईएस में हार्डवेयर सिस्टम के घटकों को बनाए रखने, सर्विस करने, बदलने और अपग्रेड करने की योजना के साथ-साथ टूटे हुए और पुराने हार्डवेयर के निपटान की योजना भी शामिल होनी चाहिए, ताकि संवेदनशील डेटा पूरी तरह से नष्ट हो जाए।

6. आंतरिक नियंत्रण

AIS के आंतरिक नियंत्रण संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए सुरक्षा उपाय हैं। ये पासवर्ड के रूप में सरल या बायोमेट्रिक पहचान के रूप में जटिल हो सकते हैं। बॉयोमीट्रिक सुरक्षा प्रोटोकॉल में मानव विशेषताओं को संग्रहीत करना शामिल हो सकता है जो समय के साथ नहीं बदलते हैं, जैसे कि उंगलियों के निशान, आवाज और चेहरे की पहचान।

AIS के पास अनधिकृत कंप्यूटर एक्सेस से बचाने और अधिकृत उपयोगकर्ताओं तक पहुंच को सीमित करने के लिए आंतरिक नियंत्रण होना चाहिए, जिसमें कंपनी के अंदर कुछ उपयोगकर्ता शामिल हैं। यह उन व्यक्तियों द्वारा अनधिकृत फ़ाइल एक्सेस को भी रोक सकता है, जिन्हें सिस्टम के केवल चुनिंदा हिस्सों तक पहुंचने की अनुमति है।

AIS में गोपनीय जानकारी होती है जो न केवल कंपनी के लिए होती है, बल्कि उसके कर्मचारियों और ग्राहकों के लिए भी होती है। इस डेटा में शामिल हो सकते हैं:

• सामाजिक सुरक्षा संख्या
• वेतन और कर्मियों की जानकारी
• क्रेडिट कार्ड नंबर
• ग्राहक सूचना
• कंपनी का वित्तीय डेटा
• आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं की वित्तीय जानकारी

AIS में सभी डेटा को एन्क्रिप्ट किया जाना चाहिए, और सिस्टम तक पहुंच को लॉग इन और सर्वेक्षण किया जाना चाहिए। सिस्टम गतिविधि को भी पता लगाने योग्य होना चाहिए।

AIS को आंतरिक नियंत्रणों की भी आवश्यकता होती है जो इसे कंप्यूटर वायरस, हैकर्स और नेटवर्क सुरक्षा के लिए अन्य आंतरिक और बाहरी खतरों से बचाते हैं । इसे प्राकृतिक आपदाओं और बिजली की वृद्धि से भी बचाया जाना चाहिए जिससे डेटा हानि हो सकती है।

लेखा सूचना प्रणाली के वास्तविक विश्व उदाहरण

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया AIS एक व्यवसाय को दिन-प्रतिदिन सुचारू रूप से चलाने की अनुमति देता है जबकि खराब तरीके से डिज़ाइन किया गया AIS इसके संचालन में बाधा डाल सकता है। AIS के लिए तीसरा उपयोग यह है कि जब कोई व्यवसाय मुश्किल में होता है, तो उसके AIS में मौजूद डेटा का उपयोग उस कहानी की कहानी को उजागर करने के लिए किया जा सकता है जो गलत हुई। वर्ल्डकॉम और लेहमैन ब्रदर्स के मामले दो उदाहरण प्रदान करते हैं।

वर्ल्डकॉम

2002 में, वर्ल्डकॉम के आंतरिक लेखा परीक्षकों यूजीन मोर्स और सिंथिया कूपर ने कंपनी के एआईएस का उपयोग धोखाधड़ी व्यय आवंटन और अन्य लेखांकन प्रविष्टियों में लगभग 4 बिलियन डॉलर को उजागर करने के लिए किया।  उनकी जांच से सीएफओ स्कॉट सुलिवन की समाप्ति हुई, साथ ही सरबन्स-ऑक्सले अधिनियम की धारा 404, जो कंपनियों के आंतरिक वित्तीय नियंत्रण और प्रक्रियाओं को नियंत्रित करती है, का नया कानून।११ 

लेहमन बंधु

लेहमैन के पतन के कारणों की जांच करते समय, इसके एआईएस और अन्य डेटा सिस्टम की समीक्षा एक महत्वपूर्ण घटक थी, साथ ही दस्तावेज़ संग्रह और समीक्षा, प्लस गवाह साक्षात्कार।2,200-पृष्ठ, नौ-खंड परीक्षक की रिपोर्ट के अनुसार, “कंपनी की विफलता के कारणों की खोज के लिए लीमैन के संचालन, व्यापार, मूल्यांकन, वित्तीय, लेखांकन और अन्य डेटा सिस्टम कीव्यापक जांच और समीक्षा की आवश्यकताथी।”

लेहमैन के सिस्टम एक उदाहरण प्रदान करते हैं कि कैसे AIS कोसंरचितनहीं कियाजाना चाहिए।परीक्षक एंटोन आर। वलूकास की रिपोर्ट में कहा गया है, “अपने दिवालियापन के दाखिलके समय, लेहमैन ने 2,600 से अधिक सॉफ्टवेयर सिस्टम और अनुप्रयोगों के एक चिथड़े को बनाए रखा… लेहमैन के कई सिस्टम रहस्यमय, पुराने या गैर-मानक थे।”

परीक्षक ने 96 प्रणालियों पर अपने प्रयासों को केंद्रित करने का फैसला किया जो सबसे अधिक प्रासंगिक दिखाई दिए।इस परीक्षा में सिस्टम का उपयोग करने के तरीके सीखने, प्रशिक्षण, अध्ययन और परीक्षण की आवश्यकता थी।

वालुकास की रिपोर्ट में यह भी कहा गया है, “लेहमैन की प्रणालियां बहुत अन्योन्याश्रित थीं, लेकिन उनके रिश्तों को समझना मुश्किल था और अच्छी तरह से प्रलेखित नहीं था। आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए इन प्रणालियों को अनसुना करने का असाधारण प्रयास किया गया।”

तल – रेखा

AIS के छह घटक सभी प्रमुख कर्मचारियों को इकट्ठा करने, स्टोर करने, प्रबंधित करने, प्रक्रिया करने, पुनः प्राप्त करने और उनके वित्तीय डेटा की रिपोर्ट करने में मदद करने के लिए एक साथ काम करते हैं । एक अच्छी तरह से विकसित और बनाए रखा लेखा सूचना प्रणाली जो कुशल और सटीक है, एक सफल व्यवसाय का एक अनिवार्य घटक है।