लेखा अभिलेख
लेखा रिकॉर्ड क्या हैं?
लेखा रिकॉर्ड सभी दस्तावेज और पुस्तकें हैं जो वित्तीय विवरणों की तैयारी में शामिल हैं या ऑडिट और वित्तीय समीक्षाओं के लिए प्रासंगिक रिकॉर्ड हैं। लेखांकन के रिकॉर्ड में संपत्ति और देनदारियों, मौद्रिक लेनदेन, उत्पादकों, पत्रिकाओं और किसी भी सहायक दस्तावेजों जैसे चेक और चालान के रिकॉर्ड शामिल हैं ।
चाबी छीन लेना
- लेखांकन रिकॉर्ड सभी दस्तावेज एक कंपनी के लिए वित्तीय विवरण तैयार करने में शामिल हैं।
- कुछ नियामक निकायों को कंपनियों की आवश्यकता होती है कि वे अपने लेखा रिकॉर्ड को कई वर्षों तक उस स्थिति में रखें, जिसकी उन्हें समीक्षा करने की आवश्यकता है।
- लेखा अभिलेखों की अक्सर ऑडिट, अनुपालन जांच, या व्यवसाय संबंधी अन्य आवश्यकताओं के लिए समीक्षा की जाती है।
- लेखांकन रिकॉर्ड के प्रकारों में लेनदेन, सामान्य खाता बही, परीक्षण शेष, पत्र-पत्रिकाएँ और वित्तीय विवरण शामिल हैं।
लेखा रिकॉर्ड को समझना
लेखांकन संस्थाओं और लेखांकन फर्मों को निर्दिष्ट अवधि के लिए लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए बाध्य करने के लिए नियम और कानून आम तौर पर हैं । अमेरिका में, प्रतिभूति और विनिमय आयोग (एसईसी) को आवश्यकता है कि लेखा फर्म कम से कम सात वर्षों के लिए ऑडिट और समीक्षाओं से रिकॉर्ड बनाए रखें और वे किसी भी रिकॉर्ड को बनाए रखें जो किसी ऑडिट के निष्कर्ष पर संदेह का समर्थन या समर्थन करते हैं।
इसमें कोई सार्वभौमिक समझौता नहीं है कि किस व्यवसाय दस्तावेज के संग्रह में लेखांकन रिकॉर्ड का एक व्यापक सेट शामिल है। लेखा रिकॉर्ड को कैच-ऑल टर्म के रूप में सोचा जा सकता है। विभिन्न दलों, जैसे लेनदारों, इक्विटी निवेशकों, या कॉर्पोरेट प्रशासन में रुचि रखने वाले समूहों में अलग-अलग होंगे, और अक्सर प्रतिस्पर्धा की प्राथमिकताएं होती हैं; दस्तावेज़ीकरण के लिए उनकी मांग या प्राथमिकताएं लगातार बदलती रहेंगी।
आर्थिक या व्यावसायिक चक्र के विभिन्न बिंदुओं पर, लेखा रिकॉर्ड की मांग करने वाले पक्ष एक चक्र में स्थिति के आधार पर जानकारी के लिए अपने अनुरोध को बदल देंगे। उदाहरण के लिए, एक व्यापार चक्र में एक बदलाव की शुरुआत में, वित्तीय विवरणों के अनुरोध मजबूत हो सकते हैं, क्योंकि इक्विटी निवेशक तेजी से बढ़ रहे हैं। इसके विपरीत, एक व्यापार चक्र में डुबकी के दौरान, लेनदारों को बैलेंस शीट आइटम के आसपास अधिक विवरण की आवश्यकता हो सकती है, क्योंकि वे क्रेडिट का विस्तार करने में अधिक संकोच करते हैं।
संक्षेप में, लेखांकन के रिकॉर्ड और यहां तक कि लेखांकन के तरीके व्यवसाय की बदलती प्रकृति और इच्छुक बाजार सहभागियों की जानकारी की मांगों के साथ तालमेल रखने के लिए लगातार विकसित हो रहे हैं।
लेखा रिकॉर्ड के प्रकार
लेखांकन रिकॉर्ड आम तौर पर दो रूपों में आते हैं: एकल प्रविष्टि और दोहरी प्रविष्टि । इसके नाम से, एकल प्रविष्टि एक बहुत सरल विधि है, जो छोटे संचालन के लिए बेहतर काम करती है। दोहरी प्रविष्टि विधि अधिक जटिल है और प्रत्येक लेनदेन के लिए दो प्रविष्टियों, एक क्रेडिट और एक डेबिट की आवश्यकता होती है, जो एक व्यवसाय करता है। लक्ष्य एक संगठन के माध्यम से नकदी के आंदोलन के लिए पुस्तकों को संतुलित करना और खाता है। यह मुख्य रूप से बड़े निगमों में किया जाता है, जो त्रुटियों और संभावित धोखाधड़ी को पहचानने में मदद करता है।
विशिष्ट प्रकार के लेखांकन रिकॉर्ड्स की समीक्षा की जाती है जिसमें किसी कंपनी के लेन-देन, जर्नल, जनरल लीडर, ट्रायल बैलेंस और वित्तीय विवरण शामिल होते हैं।
लेनदेन
लेन-देन किसी भी लेखा रिकॉर्ड के लिए प्रारंभिक बिंदु है। यह पूरी प्रक्रिया के लिए उत्प्रेरक है जो किसी भी वस्तु को खरीदे या बेचे, मूल्यह्रास, आदि से पता चलता है कि एक व्यापार लेनदेन है।
पत्रिकाओं
पत्रिकाओं में एक कंपनी द्वारा किए गए सभी लेनदेन रिकॉर्ड होते हैं। पत्रिकाएं किसी कंपनी के संपूर्ण लेनदेन को कवर कर सकती हैं या फर्म के विभिन्न क्षेत्रों के लिए अलग-अलग पत्रिकाएं हो सकती हैं। केवल आवश्यकता यह है कि पत्रिकाओं को अद्यतित रखा जाता है और सभी लेनदेन किसी न किसी तरीके से दर्ज किए जाते हैं।
जनरल लेजर
सामान्य खाता बही सामान्य खाता बही में निर्दिष्ट स्थानों है कि लेनदेन के प्रकार से दिए गए हैं करने के लिए पत्रिका में लेनदेन का आंदोलन है। इससे लेन-देन के माध्यम से कंघी करना आसान हो जाता है और परीक्षण संतुलन की तैयारी और अंतत: वित्तीय विवरणों में उन्हें वर्गीकृत किया जाता है।
ट्रायल बैलेंस
परीक्षण संतुलन व्यापार चक्र के भीतर सभी क्रेडिट और डेबिट योग है। एक बार यह चरण पूरा हो जाने के बाद, सभी प्रविष्टियों को संतुलित होना चाहिए। यदि वे नहीं करते हैं, तो यह एक त्रुटि को प्रकट कर सकता है जिसे सही किया जाना चाहिए या संभव धोखाधड़ी। डिस्कनेक्ट को निर्धारित करना महत्वपूर्ण होगा।
वित्तीय विवरण
वित्तीय विवरण दस्तावेज का अंतिम टुकड़ा है जिसमें अन्य सभी लेखांकन दस्तावेजों के घटक शामिल हैं। वित्तीय वक्तव्यों को जनता के लिए और देखने के लिए नियामक संस्थाओं को प्रदान किया जाएगा। निवेश विश्लेषक कंपनी के विचारों पर पहुंचने के लिए वित्तीय विवरणों की समीक्षा कर सकते हैं। विनियामक निकाय लेखांकन दस्तावेजों से अनुरोध कर सकते हैं कि वित्तीय विवरण कंपनी की गहरी समझ हासिल करने के लिए उत्पन्न किए गए थे।